Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu:
1 Anlegen von Aufträgen
1.1 Nachlässe erfassen
1.2 Bautermine mit Auftrag miterfassen
1.3 Risikobewertung bei Aufträgen
1.4 Filter setzen
1.5 Skonti, Rücklässe, Einbehalte
1.6 Platzhalter bei Aufträgen
1.7 Ausdruck von Aufträgen
2 Anlegen von Nachtraegen

Folgende Kapitel werden auf eigenen Seiten behandelt:
3 Aufbau für die Handhabung von Leistungsänderungen
4 Vergabe von Leistungen ohne LV-Bezug
5 Vergabe von Leistungen Positionsweise über LV
6 Ausdruck von Aufträgen (Übersicht)
7 Anlegen von Nachträgen mit LV-Bezug
8 Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen
9 geplante Aufträge
10 Umbuchungen

Wenn ein Auftrag vergeben wird/wurde bzw. ein neuer Vertrag abgeschlossen wird/wurde, können und sollten Sie diesen auch in Ihrem Valerio Projekt erfassen.
Gehen Sie dazu in das Modul Abrechnung und klicken Sie in der Menüzeile links oben auf „neuen Auftrag erstellen“.
Hinweis: Wollen Sie einen Auftrag zu einem bereits erfassten Leistungsverzeichnis vergeben, lesen Sie bitte zuerst das Kapitel Vergabe von Leistungen über LV.

Um einen neuen Auftrag anlegen zu können, müssen Sie unbedingt die Auftragsnummer und den Budgetbereich definieren. Auch ein Auftragsdatum sollte unbedingt eingegeben werden, da es ohne Auftragsdatum in Valerio zu Fehlermeldungen kommen kann.
Die Auftragsnummer können Sie frei vergeben und diese kann auch eine Mischung aus Buchstaben und Zahlen sein. Es hat sich bewährt, kurze Auftragsnummern zu verwenden, da diese an anderen Stellen mit beschränktem Platz wieder auftauchen. In unserem eigenen Büro besteht die Auftragsnummer beispielsweise aus einem vierstelligen Zifferncode (2X die Leistungsgruppe und 2X die laufende Nummer) in Verbindung mit, durch Bindestrich abgetrennten, drei- oder vierstelliger Abkürzung der ausgewählten Firma (z.B.: 3601-ZIM).
Achtung: Die Auftragsnummer kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Hinweis: Vermeiden sie die Zeichen „.“ und „/“ bei der Eingabe der Auftragsnummer. Diese beiden Zeichen sind in Valerio für Nachtragsaufträge sowie für Änderungsaufträge reserviert.

Die restlichen Angaben sowie Skontofristen, Rücklässe und Termine werden lt. Vertragsbedingungen erfasst.


Tipp: Wenn Sie keinen Auftrag anlegen können, der „ok“-Knopf sich also nicht drücken lässt, kann das mehrere Gründe haben. Oft liegt es daran, dass vergessen wurde, den Auftrag einer Kostenstelle zuzuordnen. Es kann aber auch daran liegen, dass ein Auftrag nicht ausreichend von einem Budget gedeckt ist. Das ist ein gewollter Sicherheitsmechanismus von Valerio. Das kann eine einzelne Kostenstelle betreffen, wenn die Summe der Aufträge, die einer Kostenstelle zugeordnet sind, entweder das Budget dieser Kostenstelle übersteigen bzw. um mehr als das Doppelte übersteigen. Das kann aber auch das Gesamt Projektbudget betreffen, wenn also die Summe aller Aufträge im Projekt das Gesamtbudget übersteigen bzw. um mehr als das Doppelte übersteigen. Passen Sie entweder das Budget entsprechend an (vgl. KOSTENSCHÄTZUNGEN erstellen) oder schauen Sie die Einstellungen bei der Benutzer-Verwaltung an und ändern Sie diese gegebenenfalls dort (vgl. Berechtigungen von USER-Gruppen).

Hinweis: Wie Sie einen Auftrag auf mehrere Kostenstellen aufteilen können, erfahren Sie im Kapitel Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen.

Es können zwei Nachlässe erfasst werden. Beim Eintragen von den Nachlässen in einem Vertrag, ist hier zu beachten, dass die Nachlässe additive zu rechnen sind.
z.B.: %-NL1: 2% » 98.00 (von 100) , %-NL2: 2% » 96.04 (von 98)

Hinweis: Wie mehr als 2 Nachlässe erfasst werden können, lesen im Kapitel Eingabe von Nachlässen bei der Auftragserfassung.

Zuschläge und Zahlungsfristen können auch hier erfasst werden.

Hier ist zu definieren, wann die Ausführung der Leistungen eines Auftrages geplant sind. Eingabe von Bau Terminen (wenn vorhanden) in mehreren Bereichen hat Auswirkungen auf Terminprognosen.

Sie können einen Auftrag auf mehreren Terminaktivitäten aufteilen.
(Anm.: hierzu wird es ein eigenes Kapitel geben, dass noch in Arbeit ist)

Hier können Sie das Risiko im Auftrag abschätzen (üblicherweise liegt die Bewertung bei 5% - 10%)

Filter sind optional. Damit können Sie Aufträge selber filtern.

Die Kennzeichnung und Zuordnung der Auftragsart können Sie wie auf den Screenshots unterhalb einstellen:
Kennzeichnung

Filter Zuordnung

Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei Vergabe von Leistungen ohne LV-Bezug.

Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei Vergabe von Leistungen positionsweise über LV.

Rücklässe und Einbehalte sind separat im Auftrag zu definieren.
Sie müssen bei der Eingabe der Abzüge vorsichtig sein, da sie viele Verbindungen im Hintergrund haben.

Achtung: Den Skonto immer zuerst im linken Bereich unter „Skonto“ erfassen. Erst danach die Rücklässe im rechten Bereich bearbeiten, und zum Schluss die Skonti-Tabelle daneben bearbeiten.

Es gelten grundsätzlich Kalendertage für Skontofrist.
Wenn Sie ein Häkchen bei „in Werktagen“ setzen, wird in Werktagen gerechnet. Beachten Sie aber, dass Valerio für eine Woche mit 5 Werktagen rechnet (Samstage werden also nicht als Werktage gezählt).

Die Angaben sind nach Vertragsbedingungen auszufüllen.

Es gibt zwei Wege um zu einem Ausdruck eines Auftrags zu gelangen.
Öffnen Sie einen Auftrag und wählen Sie das gewünschte Druckformular (Vergabe Protokoll, Vergabe Vidierung, etc..) aus, und klicken Sie auf das Drucksymbol auf der rechten Seite im mittleren Bereich.

Oder Sie wählen im Modul Abrechnung direkt den gewünschten Auftrag aus und klicken anschließend auf das Drucksymbol in der Menüleiste oberhalb.

Hinweise zum Druckformular:
Nachdem Sie auf das Drucksymbol geklickt haben, bekommen Sie folgendes Druckformular:

In diesem Formular können Sie jederzeit Änderungen machen (Texte löschen, ergänzende Texte Schreiben, ..).
Beachten Sie bitte, dass diese Änderungen nur für diesen einzelnen Ausdruck gelten, und nicht in der Datenbank abgespeichert werden.

Daher wird empfohlen, die fehlenden Bereiche nicht manuell zu ergänzen, sondern wenn möglich direkt in ein Datenbank-Feld zu schreiben z.B. entsprechende Angaben bei den Platzhaltern im Bereich Platzhalter einzugeben.

Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei Ausdruck von AUFTRÄGEN.

Gehen Sie dazu in das Modul Abrechnung. Wählen Sie den Auftrag aus und Klicken Sie in der Menüzeile links oben auf „neuen Nachtragsauftrag erstellen“.

Füllen Sie die Angaben des Nachtrags analog zu dem Hauptauftrag aus.
Beachten Sie, dass die Nachtrags-Auftragsnummer und der Budgetbereich automatisch ausgefüllt werden und nicht geändert werden können.

Wurde ein Hauptauftrag mit einem LV Bezug angelegt und soll auch ein Nachtragsauftrag mit LV-Bezug angelegt werden (beispielsweise um die Abrechnung mit ÖNORM Datenträger Files durchführen zu können), lesen dazu bitte das eigene Kapitel Anlegen von Nachträgen mit LV-Bezug.

In Valerio ist es möglich, einen Auftrag mehreren Kostenstellen zuzuordnen bzw. auf mehrere Kostenstellen aufzuteilen. Wie dies geht und was das für Auswirkungen auf die Kostenkontrolle hat, lesen im eigenen Kapitel Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen.

Geplante Aufträge: sind vorgesehene Leistungen, die man evtl. später beauftragen wird. Diese sind in der tatsächlichen Prognose zu berücksichtigen. Benötigt werden in Valerio geplante Aufträge vor allem dann, wenn auf eine Kostenstelle ein Auftrag bereits angelegt wurde, dieser aber noch nicht die gesamte Leistung der Kostenstelle abdeckt (vgl. Kostenprognose Berechnungsmethodik).

Lesen Sie über geplante Aufträge im Kapitel Geplante Aufträge.

Da in den seltensten Fällen eine Auftragssumme genau der in der zugehörigen Kostenstelle entsprechenden Budgetsumme entspricht, wird mit der Auftragsvergabe auch eine Umbuchung, gegebenenfalls auch eine Aufstockung des Budgets mit Zustimmung des Auftraggebers erforderlich.

Wie Sie in Valerio Umbuchungen durchführen, lesen Sie im Kapitel Umbuchungen.