Leistungsänderungen werden in Schritten für die Beschreibung, Begründung und Auswirkungen als Entscheidungsgrundlage für den AG erfasst.
Zudem sind der Antragsteller, die Entscheidungsfrist und die Empfehlungen der Fachkonsulenten erfasst.
Ebenso sind Budgets für (Zusatz) Beauftragungen und die Kostenbedeckung aus der Reserve oder eine allenfalls erforderliche Budgetaufstockung zu vermerken.

Die Dokumentation der Freigabe oder Ablehnung von Leistungsänderungen ist ein wesentlicher Schritt in der Projektsteuerung. Dies dient insbesondere als Werkzeug, dem Auftraggeber eine nachvollziehbare Grundlage für seine Entscheidungen erstellen zu können und ihn auch über die Tragweite seiner Entscheidungen oder allenfalls auch Nicht-Entscheidungen nachvollziehbar zu informieren.

Sehr viele gerichtsanhängige Auseinandersetzungen haben sehr oft das Fehlen einer nachvollziehbaren Dokumentation von Leistungsänderungen als Ursache. Die Dokumentation von Leistungsänderungen dient daher nicht nur Projekte möglichst strukturiert führen zu können, sondern auch allenfalls zur Erklärung der eigenen Vorgehensweise im Falle späterer Konflikte.

Zu Begin wird ein Antrag gestellt und bis zur Freigabe durch den AG gemeinsam in die Kostenstelle „L“ aufgenommen, bis zur Freigabe erfolgt die Gliederung in Leistungsteilen (LT).Nach der Freigabe kann die Leistungsänderung einem Gewerk-Kostenstelle zugeordnet werden mit dem jeweils dafür vorgesehenen Budget.
Mit der Freigabe des AG werden die Budgets als geplante Aufträge bei den Kostenstellen der Gewerke verbucht und dort Aufträgen und dann auch Abrechnungen zugeordnet.

Leistungsänderungen bestehen aus mehreren Hierarchien.

Diese werden in die Kostenstellen der Kostenprognose übertragen.

Leistungsänderungen bestehen auch aus mehreren Teilen. Mehrere Teile einer Leistungsänderung können in dieselbe Kostenstelle übertragen werden.

Jeder Teil einer Leistungsänderung wird in mehreren Bearbeitungsschritten erfasst.
Dies geht von der Antragstellung bis zur Freigabe oder Ablehnung bzw. bis zur Abrechnung.
Sämtliche Bearbeitungsschritte werden mit einem Datum versehen, um den für die Prognose kostenwirksamen Betrag samt zugehörige Bandbreite auf der Timeline erfassen zu können.