Die Grundlage der wirtschaftlichen Büroführung ist die Erfassung der Selbstkosten.
Diese sind hauptsächlich durch die Honorare der Mitarbeiterinnen bestimmt, die auf der erbrachten Arbeitsleistung aufbauen.
Dazu ist die Zeiterfassung der wesentlichste Schritt.

Aus eigener Erfahrung empfehle ich, die Zeiterfassung möglichst laufend zu führen und nicht nachträglich. Mir selbst ist es nach einem intensiven Arbeitstag kaum mehr möglich, meinen Tagesablauf mit den erbrachten Leistungen zu rekonstruieren. Ich muss intensiv in den gesendeten Mails und in den auf meinem Mobiltelefon ersichtlichen Telefonaten nachsehen.

Sehr hilfreich ist auch die Bereitstellung von Zeiteinträgen durch meine Mitarbeiterinnen bei gemeinsam geführten Besprechungen, sodass für aufeinander abgestimmte Zeiteinträge haben.

Zur Erfassung meines Tagesablaufes gebe ich auch private Tätigkeiten und Pausen ein, um die Vollständigkeit meiner Zeiteinträge prüfen zu können. Persönlich kann ich das nur empfehlen, hier muss aber jedes Team selber entscheiden, welche Zeiten erfasst werden und welche nicht.

Um eine Zeiterfassung führen zu können, sind nach der Installation folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• die Erfassung der Bürokenndaten
• die Erfassung der Mitarbeiterinnen mit deren Gehaltstabellen
• die Existenz von Projekten und Teilprojekten
• die Existenz von Anboten
• die Freischaltung der Teilprojekte für Mitarbeiterinnen, um dort Zeiteinträge verfassen zu können