Die Erfassung der Rechnungbeträge, sowie der Rechnungskorrekturen, Einbehalte und Abzüge erfolgen bei der Rechnungserfassung alle im Bereich „Rechnungspositionen“.

Mit den in Valerio auch an anderen Stellen üblichen Symbolen können neue Zeilen oberhalb der aktuell markierten Zeile hinzugefügt werden, neue Zeilen am Ende der Liste angefügt werden oder markierte Zeilen gelöscht werden.

Daneben gibt es in der Kopfzeile der Rechnungspositionen noch ein „i“-Symbol. Wenn Sie darauf klicken öffnet sich ein Fenster, das zur aktuell markierten Position die Rechenzeilenart anzeigt. Diese kann bei Bedarf geändert werden.

Die Rechnungspositionszeilen lassen sich in drei Blöcke einteilen. Die oberen Zeilen sind individuell bearbeitbare Zeilen für die aktuelle Rechnung. Danach kommt ein Teil mit automatisch von Valerio errechneten Zeilen z.B. vertraglichen Nachlässen, Mehrwertsteuer etc. (Anmerkung: Die Schrift dieser Zeilen ist grau und diese Zeilen erscheinen erst nachdem die Rechnungskontrolle einmal durchgerechnet wurde (vgl. weiter unterhalb auf dieser Seite)). Diese Zeilen können nicht geändert werden und selbst wenn Sie gelöscht werden, werden Sie von Valerio bei jedem durchrechnen wieder hinzugefügt.) Der dritte Teil sind Zeilen, die am Ende nach dem 2. Teil angefügt werden. Diese Zeilen erscheinen bei allen folgenden Abschlagsrechnungen (und Schlussrechnungen) dann ebenfalls automatisch.

Korrekturen, Einbehalte, Abzüge, etc. die im ersten Teil der Rechnungspositionszeilen durchgeführt werden, haben auch einen Einfluss auf die automatisch berechneten, vertraglich vereinbarten Abzüge und Einbehalte wie Nachlass, Deckungs- und Haftrücklass. Daher sind z.B. Korrekturen an der (anerkannten) Leistungssumme an dieser Stelle richtig. Abzüge für Gegenverrechnungen (bsp. nicht automatisch erfolgte Abzüge für Bauschäden (vgl. Erfassung von Bauschadensrechnungen)) oder Einbehalte (bsp. für eine unvollständige Dokumentation) werden besser im letzten Teil der Rechnungspositionen eingefügt, weil sie so nicht zu einer Reduktion des Deckungs- bzw. Haftrücklasses führen. Allerdings ist zu beachten, dass Zeilen, die in diesem Bereich eingefügt werden, bei später folgenden Abschlagsrechnungen automatisch erscheinen, was durchaus vorteilhaft sein kann, jedenfalls sollte es einem bewusst sein.

Hinweis: Wenn Sie einen Abzug bei einer Rechnung vornehmen und diesen als eigene Zeilen in der Rechnungspositionliste anführen, vergessen Sie nicht vor dem Betrag ein „-“-Zeichen zu setzen! Vergessen Sie auch nicht in der Spalte MwSt. den zutreffenden Mehrwertsteuersatz (in der Regel 20%) zu setzen! Vergessen Sie auch nicht die Zeilen einem Budgetbereich zuzuweisen (darüber lesen Sie weiter unten).


Hinweis: Nachlässe, Skonto, Deckungsrücklass, Haftungsrücklass (sowie generelle vertraglich vereinbarte Einbehalte für kommunale Bauschäden oder für eine Bauwesensversicherung) sind beim Auftrag zu erfassen. Bei der Berechnung der Rechnungskontrolle werden diese automatisch berücksichtigt.

Hinweis: Ist ein Deckungsrücklass oder ein Haftungsrücklass vereinbart und ist dieser durch eine z.B. Bankgarantie abgedeckt, so ist ein Häkchen bei „Rücklass abgedeckt“ zu setzen. Dann wird bei der Berechnung der Rechnungskontrolle kein Abzug vorgenommen.


Hinweis: Ist bei einer Schlussrechnung das Häkchen bei „Rücklass abgedeckt“ gesetzt, erscheint beim Schließen der Rechnungserfassung ein Fenster, in dem Details zur Abdeckung z.B. einer Bankgarantie eingegeben werden können.


Hinweis: Ein Gesamtnachlass bzw. auch ein allfälliger zweiter Gesamtnachlass sind bei der Auftragserfassung einzugeben. Soll dieser Gesamtnachlass bei einer Rechnung (z.B. bei einer Regierechnung) nicht angewandt werden, so ist bei der Rechnungserfassung ein Häkchen im Feld „Ohne Gesamtnachlass“ zu setzen.


Hinweis: Wenn Sie Zeilen in der Rechnungspositionsliste einfügen, vergessen Sie nicht, diese auch einem Budgetbereich zuzuordnen. Hierzu ein Tipp aus der Praxis: Legen Sie zuerst alle Zeilen an, die Sie für die Rechnungskorrektur benötigen. Markieren Sie dann die unterste Rechnungsposition und weisen Sie diese einem Budgetbereich zu. Damit werden alle oberhalb stehenden Rechnungspositionen, die noch keinem Budgetbereich zugewiesen waren, ebenfalls diesem Budgetbereich zugewiesen.

Ist es aus irgendeinem Grund erforderlich Rechnungen, insbesondere Abschlagsrechnungen, die über einen Auftrag mit Aufmaßblättern in Valerio verknüpft sind, nachträglich zu ändern, so geht dies praktisch nur über eine Pauschaleingabe. Bei solchen Aufträgen übernimmt Valerio automatisch die aktuelle Ist-Menge in die Abrechnung, was bei bereits erfassten Rechnungen nicht gewollt wird. Hier kann man die Erfassung auf Pauschaleingabe umstellen, in dem auf der rechten Seite im mittleren Bereich das Häkchen bei „Pauschaleingabe“ gesetzt wird. Danach müssen alle Rechnungspositionen manuell eingeben werden.

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