Unterschiede

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--- rechnungen [2022/03/16 08:28] – di-koerner-gabriel
+++ rechnungen [2024/08/23 16:44] (aktuell) – [Vorauszahlungs-Rechnung anlegen] arch-simlinger
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-Sie gelangen in einer Maske, in der Sie die sämtlichen Rechnungsdaten eingeben können.
+Sie gelangen in eine Maske, in der Sie die sämtlichen Rechnungsdaten eingeben können.
-Um eine neue Rechnung anlegen zu können, müssen Sie unbedingt die **Rechnungsnummer und** den **Budgetbereich definieren**, wobei der Budgetbereich bzw. die Kostenstelle grundsätzlich automatisch vom Auftrag übernommen werden. Wie Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden können, wird unter [[rechnungen|Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen (Seite folgt)]] seperat beschrieben.
+Um eine neue Rechnung anlegen zu können, müssen Sie unbedingt die **Rechnungsnummer und** den **Budgetbereich definieren**, wobei der Budgetbereich bzw. die Kostenstelle grundsätzlich automatisch vom Auftrag übernommen werden. Wie Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden können, wird unter [[Rechnungen_mehrere_Kostenstellen|Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen]] separat beschrieben.
 \\ {{:rechnung.png?direct&900|Zum Vergrößern bitte klicken}}
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-Füllen Sie die restlichen Angaben wie Eingangs- und Rechnungsdatum, Rechnungsart, Rechnungsbetrag und das restliche Zahlungsformular aus. Wählen Sie zunächst die Rechnungsart aus – sie definiert den weiteren internen Rechenansatz vor und ist daher als Erstes festzulegen. Weiter können Sie die anderen Eingabefelder ausfüllen. Ein Pflichtfeld ist hierbei die Rechnungsnummer, alle anderen Eingabefelder und Auswahllisten sind optional.
+Füllen Sie die restlichen Angaben wie **Eingangs- und Rechnungsdatum, Rechnungsart, Rechnungsbetrag** und das restliche Zahlungsformular aus. Wählen Sie zunächst die **Rechnungsart** aus – sie definiert den weiteren internen Rechenansatz vor und ist daher als Erstes festzulegen.
-\\ Die Zahlungsfrist (mit Skonto) wird basierend auf Zahlungskonditionen des Auftrages sowie auf eingegebenen Rechnungs- und Rechnungseingangsdatum ermittelt. Wenn das automatisch berechnete Datum von dem in der Rechnung angegebenen abweicht, können Sie dieses manuell überschreiben.
+\\ {{:01_rechnungsart.png?direct}}
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+\\ Nun können Sie die anderen Eingabefelder ausfüllen. Ein Pflichtfeld ist hierbei die **Rechnungsnummer**, alle anderen Eingabefelder und Auswahllisten sind optional.
+\\ Die **Zahlungsfrist** (mit Skonto) wird basierend auf Zahlungskonditionen des Auftrages sowie auf eingegebenen Rechnungs- und Rechnungseingangsdatum ermittelt. Wenn das automatisch berechnete Datum von dem in der Rechnung angegebenen abweicht, können Sie dieses manuell überschreiben.
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-\\ Die Währung und der Kostenbereich werden automatisch dem Auftrag entnommen.
+\\ Die Währung und der **Kostenbereich** werden automatisch dem Auftrag entnommen.
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 \\ Zu dem **Zahlungsformular** gibt es unterschiedliche Druckformulare, die nach Bedarf ausgewählt werden können.
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 === Der Bereich Rechnungspositionen ===
-\\ im linken unteren Bereich des Rechnungsfenster befindet sich der Teil mit den Rechnungspositionen.
+Im linken unteren Bereich des Rechnungsfenster befindet sich der Teil mit den Rechnungspositionen.
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-\\ Um eine Rechnung mit einem Aufmaß zu verknüpfen, wählen Sie zunächst das Häkchen „Pauschaleingabe“ ab. Nun wird der Leistungsbetrag (Fensterbereich Rechnungspositionen) mit den Mengen des Aufmaßes verknüpft, soferb Aufmaße vorhanden sind, und aus den Aufmaßblättern berechnet (vgl. Kapitel [[Aufmassblaetter|Aufmaßblätter]]).
+\\ Um eine **Rechnung mit einem Aufmaß zu verknüpfen**, wählen Sie zunächst das Häkchen „Pauschaleingabe“ ab bzw. stellen Sie sicher, dass es abgewählt ist. Nun wird der Leistungsbetrag (Fensterbereich Rechnungspositionen) mit den Mengen des Aufmaßes verknüpft, sofern Aufmaße vorhanden sind, und aus den Aufmaßblättern berechnet (vgl. Kapitel **[[Aufmassblaetter|Aufmaßblätter]]**).
-\\ Ist das Häkchen „Pauschaleingabe“ gesetzt, können Sie eine vom Aufmaß unabhängige Summe eingeben. Das ermöglicht auch für die Erfassung von fehlerhaften Rechnungen mit nicht übereinstimmenden Aufmaßen und Summen, um z.B. ein Projekt bzw. einen Projektverlauf nachträglich abzubilden.
+\\ {{:05_rechnung_pauschalfreigabe.png?direct|}}
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-\\ In dem Bereich Rechnungspositionen können Sie auch Korrekturen, Einbehalte, Abzüge und dergleichen vornehmen, lesen Sie dazu das Kapitel [[Rechnungskorrekturen|Korrekturen, Einbehalte und Abzüge bei Rechnungen]].
+\\ Ist das **Häkchen „Pauschaleingabe“** gesetzt, können Sie eine vom Aufmaß unabhängige Summe eingeben. Das ermöglicht auch für die **Erfassung** von **fehlerhaften Rechnungen** mit nicht übereinstimmenden Aufmaßen und Summen, um z.B. ein Projekt bzw. einen Projektverlauf nachträglich abzubilden.
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+\\ In dem Bereich **Rechnungspositionen** können Sie auch **Korrekturen, Einbehalte, Abzüge** und dergleichen vornehmen, lesen Sie dazu das Kapitel **[[Rechnungskorrekturen|Korrekturen, Einbehalte und Abzüge bei Rechnungen]]**.
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-\\ Wenn Sie alle Daten in die Rechnung eingetragen haben und lassen die Rechnungskontrolle berechnen, indem Sie die entsprechende Schaltfläche anklicken.
+\\ Wenn Sie alle Daten in die Rechnung eingetragen haben lassen Sie die **Rechnungskontrolle berechnen**, indem Sie die entsprechende Schaltfläche anklicken.
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-\\ Wenn Sie eine Rechnungseingabe nicht speichern können (also das Feld "ok" rechts unten nur in grau erscheint), kann das mehrere Ursachen haben. Entweder fehlen unbedingt erforderliche Eingaben wie Rechnungsnummer, Datum oder Budgetbereich oder die Summe der Rechnungen eines Auftrags inkl. der neuen Rechnungssumme übersteigt das Auftragsvolumen (Azftragssumme) um ein gewisses Maß. In diesem Fall müssen Sie entweder das Auftragsvolumen erhöhen (z.B. durch [[auftraege#anlegen_von_nachtraegen|Zusatzaufträge]]) oder Sie müssen Ihre [[usergruppen_rechte_aendern|User-Rechte]] anpassen.
+\\ //Hinweis:// Wenn Sie eine Rechnungseingabe nicht speichern können (also das Feld "OK" rechts unten nur in grau erscheint), kann das **mehrere Ursachen** haben. Entweder **fehlen unbedingt erforderliche Eingaben** wie Rechnungsnummer, Datum oder Budgetbereich oder **die Summe der Rechnungen** eines Auftrags inkl. der neuen Rechnungssumme **übersteigt das Auftragsvolumen** (Auftragssumme) um ein gewisses Maß. In diesem Fall müssen Sie entweder das Auftragsvolumen erhöhen (z.B. durch [[auftraege#anlegen_von_nachtraegen|Zusatzaufträge]]) oder Sie müssen Ihre [[usergruppen_rechte_aendern|User-Rechte]] anpassen.
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-\\ Wenn Sie rechts unten ein Häkchen bei "freigeben" setzen, können keine Änderungen mehr an der Rechnung vorgenommen werden.
+\\ Wenn Sie rechts unten ein Häkchen bei **"Freigeben"** setzen, können **keine Änderungen mehr** an der Rechnung vorgenommen werden.
+==== Vorauszahlungs-Rechnung anlegen ====
+Das Anlegen von Vorauszahlungsrechnungen erfolgt nach den selben Regeln wie das Anlegen von Abschlagsrechnungen, Regierechnungen und Schlussrechnungen.
+\\ Allerdings werden bei **Vorauszahlungsrechnungen** grundsätzlich **Absicherungen des Zahlungsbetrages** durch **Bankgarantien** oder anderen Sicherstellungen vorgesehen.
+Diese **Sicherstellungen** sind direkt mit der Rechnung über die **Rechnungsnummer** verbunden, weshalb bei Vorauszahlungsrechnungen die **Rechnungsnummer im Dialog nachträglich NICHT geändert werden kann**.
+\\ Ändern Sie die Rechnungsnummer direkt in der Datenbank, verbleibt die Sicherstellung existent und der besicherte Betrag wird in den kommenden Zahlungsfreigaben abgezogen, was zu einer zu niedrigen Zahlungsanweisung führt.
+Müssen Sie die **Rechnungsnummer** der **Vorauszahlungsrechnung ändern**, z.B. die Jahreszahl vor der RE-Nummer einfügen, um die automatische Datumskontrolle für die Projekt-History zu erleichtern, müssen Sie die **VZ-Rechnung löschen und neu eingeben**.
+\\ Dadurch wird auch die zugehörige Sicherstellung gelöscht und nicht fälschlich bei nachfolgenden Zahlungsfreigaben abgezogen.
+Die **Liste der Bankgarantien** erhalten Sie zur Kontrolle unter
+{{:bankgarantien_bearbeiten.png?600|Liste der Bankgarantien je Auftrag}}
 ==== Ausdruck von Rechnungsfreigaben/Vidierungen ====
-Beim Klicken auf **"Rechnungskontrolle-Deckblatt drucken"**, erscheint ein Vorschaufenster, in dem Sie Änderungen händisch vornehmen können. Diese Änderungen werden nicht abgespeichert. Sie erscheinen nur bei diesem einzelnen Ausdruck.
+{{:04_rechnung_freigeben_und_drucken.png?direct|}}
+\\
+\\ Beim Klicken auf **"Rechnungskontrolle-Deckblatt drucken"**, erscheint ein Vorschaufenster, in dem Sie Änderungen händisch vornehmen können. Diese Änderungen werden **nicht abgespeichert**. Sie erscheinen nur bei diesem einzelnen Ausdruck.
 \\ {{:zfg.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}
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+\\ Im Bereich **"Platzhalter"** rechts unten im Fenster der Rechnungserfassung können Sie noch einige Angaben zur Rechnung erfassen, die dann auf dem Ausdruck ausgegeben werden.
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+\\ //Tipp:// Sie können die erfassten Rechnungen noch unabhängig von den Rechnungsnummern der ausführenden Firmen durchnummerieren indem Sie die zusätzliche Auftraggeber-Rechnungsnummer in das Eingabefeld AG-Rechnungsnummer eingeben.
 ==== Ausdruck von Rechnungen (Übersicht) ====
-Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei [[ausdruck_rechnungen|Ausdruck von RECHNUNGEN]].
+Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei [[ausdruck_rechnungen|Ausdruck von Rechnungen]].
+==== Weiterführende Verweise ====
+  * [[Aufmassblaetter|Aufmaßblätter]]
+  * [[Rechnungskorrekturen|Korrekturen, Einbehalte und Abzüge bei Rechnungen]]
+  * [[Rechnungen_mehrere_Kostenstellen|Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen]]