In Web-Office bestehen unterschiedliche Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von und in Protokollen.
Grundsätzlich können nur User mit einem aktiven Login Zugang in die Protokolle jener Projekte und Besprechungskreise nehmen, für diese freigeschaltet worden.
Die Berechtigungen werden dabei von Usergruppen definiert, nicht von den Berechtigungen der User selber.

Ein User kann also in mehreren Usergruppen enthalten sein und die dort zugeteilten Rechte in Anspruch nehmen. Wird einem User das Login entzogen, kann er in keine Projektdatenbanken Einsicht nehmen und ist ein Projektbeteiligte wie jeder andere Projektbeteiligte ohne Login-Rechte auch.

In Web Office bestehen mehrere Anwendergruppen für die unterschiedlichen Projektfunktionen, denen Schreibrechte und Leserechte zugeordnet sind.

Diese Anwendergruppen haben unterschiedliche Berechtigungen für das Anlegen, Ändern und Löschen von

• Adressen,
• Besprechungskreisen,
• Protokollen und
• Protokoll-punkten.

Beim Ändern und Löschen wird zudem noch unterschieden, ob nur selbst angelegte Elemente geändert und gelöscht werden dürfen, oder auch nicht selbst angelegte Elemente.
Die Berechtigungen werden grundsätzlich sehr restriktiv verwaltet.