In Web-Office bestehen unterschiedliche Berechtigungen zum Lesen und Schreiben von und in Protokollen.
Grundsätzlich können nur User mit einem aktiven Login Zugang in die Protokolle jener Projekte und Besprechungskreise nehmen, für diese freigeschaltet worden.
Die Berechtigungen werden dabei von Usergruppen definiert, nicht von den Berechtigungen der User selber.

Ein User kann also in mehreren Usergruppen enthalten sein und die dort zugeteilten Rechte in Anspruch nehmen. Wird einem User das Login entzogen, kann er in keine Projektdatenbanken Einsicht nehmen und ist ein Projektbeteiligte wie jeder andere Projektbeteiligte ohne Login-Rechte auch.

In Web Office bestehen mehrere Anwendergruppen für die unterschiedlichen Projektfunktionen, denen Schreibrechte und Leserechte zugeordnet sind.

Diese Anwendergruppen haben unterschiedliche Berechtigungen für das Anlegen, Ändern und Löschen von

• Adressen,
• Besprechungskreisen,
• Protokollen und
• Protokoll-punkten.

Beim Ändern und Löschen wird zudem noch unterschieden, ob nur selbst angelegte Elemente geändert und gelöscht werden dürfen, oder auch nicht selbst angelegte Elemente.
Die Berechtigungen werden grundsätzlich sehr restriktiv verwaltet.

Die Zuteilung von Berechtigungen in Web Office ist nur mit entsprechenden Berechtigungen möglich und nicht für Standard-User vorgesehen.
Für User mit Login ist es wichtig, Besprechungspunkte erstellen zu können, Kapitelgliederungen ändern zu können und Protokolle auszudrucken.
Die Zuteilung von Schreib- und Leseberechtigungen für User mit Login ist auch mit entsprechender Vorsicht handzuhaben.
User mit zu geringen Berechtigungen werden sich aktiv melden.
User mit zu umfangreichen Berechtigungen werden sich üblicherweise nicht melden, sind aber überraschend gut über Dinge informiert, diese eigentlich gar nicht wissen dürften.

Wir empfehlen daher dringend, Userberechtigungen sehr restriktiv zu gewähren und zu testen.
Wir haben dazu für jede Usergruppe einen Dummy-User angelegt, der Mitglied im eigenen Büro ist, wir damit dessen Login kennen und wir damit testen können, welche Protokolle dieser User nun tatsächlich sieht oder auch verändern kann.

Die Einstellung für die Veränderung der Berechtigungen von User Rechten sehen Sie unter Einstellung der Userrechte