Hier erfahren Sie, aus welchen MODULEN WEBOFFICE besteht. Sie lernen, im Programm zu navigieren.

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Weboffice besteht aus mehreren Modulen, deren Datenbanken alle miteinander verbunden sind.

Erstellung von Besprechungsprotokollen auf eigenem Web-Server, daher Zugriff OHNE Programminstallation über Login und Passwort.
In jedem Projekt können beliebig viele Besprechungskreise mit unterschiedlichen Projektbeteiligten und User-Rechten erstellt werden.
Eine Adressdatenbank verwaltet Firmen und Personen, die über eine Adress-Synchronisation mit Outlook und Valerio, aber auch weiteren Adress-Datenbanken, abgeglichen werden kann.
Jede Person kann in unterschiedlichen Projekten und Besprechungskreisen auch unterschiedliche Funktionen und Rechte zur Dateneinsicht und Datenbearbeitung haben. Dies gemäss der projektbezogene Funktionen.
Die Protokollerstellung erfolgt in Endlosprotokollen mit Evidenzhaltung offener Punkte, Zuordnung von Bildern oder Grafiken im Text und als Anhang. Ein Externer Zugriff ist über WEB-Login nur im Rahmen der zugeteilten Berechtigungen möglich.
Mit Suchfunktionen auch über mehrere Projekte, Besprechungskreise und Protokolle, Auswertungen nach unerledigten Punkten oder Terminverzug ist ein umfassendes Zusammenstellen der Dokumente mit Übereinstimmungen möglich. Die Suchkriterien werden farblich hervorgehoben.

Einrichtung von projektbezogenen Mailadressen auf einem Webserver,
Zugang über Login und Passwort mit freizuschaltenden Berechtigungen für Sichtbarkeiten, Lese- und Schreibrechten.
Dadurch Verwaltung von Mails im Team mit kontrollierten Zugängen.
Erstellung und Verwaltung von projektbezogenen Themenlisten zur Mailzuordnung,
Erstellung internen Aufgaben (Tasks) zur Weiterberarbeitung,
Verwaltung von Kommentaren zu den Mails in getrennten Evidenzen, Evidenzhaltung unerledigter Punkte, Priorisierung mit Ampel-System,
Kontrolle der erfolgten Erledigungen.
Synchronisation der Adressdatenbanken zu Outlook und VALERIO+GKS
Schwerpunkt: Auftraggeber-Anwendungen, PS und BK.

Verwaltung einer projektbezogenen Dokumenten-Plattform für Pläne, Photos, Berechnunge, LV´s Aufträge und Rechnungen.
Gliederungen in Teilprojekte, Arten und Verfasser der Dokumente.
Zuordnung der Lese-, Schreib- und Löschrechte in unterschiedliche Usergruppen.
Zuordnung von Firmen und Personen der WEBOFFICE-Adressdatenbank zu Usergruppen mit deren Rechten.
Synchronisation der Adressdatenbanken zu Outlook und VALERIO+GKS
Verständigung der Empfänger-Usergruppen über erfolgte Uploads von Dokumenten.
Verständigung des Absenders über den erfolgten Bezug (Download) der Daten.
Einbindung eines Planfreigabeprozesses mit Anmerkungen für die interne Planfreigabe zur Weiterbearbeitung und externe Planfreigabe als Ausführungsplan.
Erstellung von Logfiles über erfolgte Zugriffe.

Erstellung und Verwaltung von Aufgaben in einem Team,
Verbindung zu Mails und Dokumenten der Plattform.
Synchronisation der Adressdatenbanken zu Outlook und VALERIO+GKS
Erfassung und Status-Verwaltung von Anboten, Aufträgen, Rechnungen samt Kontrolle des Fristenlaufes.
Statuserfassung für die interne Bearbeitung mit Anforderung, Eingang, Prüfung und Freigabe von Aufträgen, Rechnungen und Bankgarantien mit Kontrolle der Prüf- und Zahlfristen.
Zuordnung der Zuständigkeiten mit Rückmeldung und Kontrolle der Erledigung.
Verbindung zur Auftrags- und Rechnungsverwaltung von VALERIO+GKS.
Direkter Zugriff zu den Anboten, Aufträgen, Rechnungen und Beilagen über die Dokumenten-Plattform.
Erstellung von Reports über erledigte und nicht erledigte Aufgaben als Statusberichte.