Valerio Handbuch

Prüfbericht: Sie können für jeden LAE Teil einen individuellen Prüfbericht eingeben, oder einen für die ganze Leistungsänderung, sowie im Beispiel unterhalb:

Klicken Sie auf das Plus, es öffnet sich ein Fenster. Sie können in diesem Textfeld das Prüfergebnis zusammenfassen.

Kontrollbericht BK: Ebenso können sie das Prüfergebnis der Begleitenden Kontrolle hineinschreiben, indem Sie auf dem Plus Symbol klicken.

Wenn Sie das Prüfergebnis rechnerisch eingeben möchten, öffnen Sie das Rechen-Dokument des Prüfergebnisses und geben sie die Kostenberechnung ein.

Für die verschiedenen Bearbeitungsschritte einer LAE stehen in Valerio verschiedene Stati zur Verfügung. Die Stati haben nicht nur informativen Character, sondern haben einen Einfluss auf die Kostenprognose, auf das Anlegen von geplanten Aufträgen und auf die Verknüpfung mit Aufträgen/Rechnungen.

Berücksichtigung bei Kostenprognose
Leistungsänderungen werden einem oder mehreren Kostenbereichen zugeordnet und dort von der Antragstellung bis zur Auftragszuordnung und Abrechnung erfasst. Diese unterschiedliche Bearbeitungsschritte werden je nach Projektvorgabe ab einem anzugebenden Status in die Prognose aufgenommen. Beauftragte und abgerechnte LAE sind für die Prognose NICHT kostenwirksam, um eine Doppelbewertung zu vermeiden.

Bearbeitsungsschritte mit deren Freigabestati und standardmäßigen Wirksamkeit für die Kostenprognose:

Die Wirksamkeit für die Kostenprognose kann bei den projektspezifischen Einstellungen für jedes Projekt aber individuell anders eingestellt werden.

Bedeutung der verschiedenen Bearbeitungsschitte und Stati

Zu Beginn wird bei einer neuen LAE ein neuer Leistungsteil angelegt, der auf die allgemeine Kostenstelle L (oder LAE, etc.) läuft. Hier werden die ersten Bearbeitungsschritte mit den Stati 01 bis 07 durchgeführt. Die Schritte 01 bis 07 dienen dem Erfassen einer LAE und dem Freigabeprozess (Es müssen nicht alle Stati vorkommen, manche können dafür öfters benötigt werden). In diesem Stadium ist es vorgesehen, dem Bauherrn die LAE zur Entscheidung vorzulegen. Hierzu ist das Ausdurcksformular Leistungsänderungsdokument vorgesehen. Wichtig ist auch zu wissen, ab welchem Status eine Leistungsänderung bei der Kostenprognose bereits berücksichtigt wird.

Mit der Freigabe einer LAE (Status 07 - „freigegeben“)erfolgt dann eine Umbuchung von der Kostenstelle L (LAE, etc.) in die jeweils tatsächlich betroffenen Kostenbereiche. Dazu wird in einem letzten Bearbeitungsschritt im Leistungsteil der Kostenstelle L der Betrag der LAE auf Null gesetzt. Dann werden ein oder mehrere neue Leistungsteile in den tatsächlichen Kostenstellen angelegt und die Kosten auf die neuen Leistungsteile aufgeteilt. Der letzte Bearbeitungsschritt im Leistungsteil der Kostenstelle L muss das gleiche Datum und den gleichen Status („freigegeben“) aufweisen, wie die ersten neuen Bearbeitungsschritte in den neuen Leistungsteilen.

Beispiel für das Umbuchen bei Freigabe einer LAE:

Hinweis: Unter den Einträgen für Datum, speziell bei den Bearbeitungsschritte, ist das Datum des Planstandes - nicht das Datum des Eintrags in Valerio - einzugeben.

Mit dem Auswählen des Status 07 - „freigegeben“ wird ein geplanter Auftrag in der Kostenstelle des Leistungsteils angelegt (vgl. Einbindung von Leistungsänderungen in die Kostenprognose bzw. weiter unter).

Achtung: Wird eine LAE oder auch nur ein Bearbeitungsschritt einer LAE gelöscht, bleibt der geplanter Auftrag trotzdem weiterhin bestehen! Dieser geplante Auftrag muss im Bereich Kostenänderung manuell gelöscht werden, sonst verfälscht er die Kostenprognose.

Wird ein Leistungsteil einer LAE beauftragt (sehr oft im Rahmen der Vergabe eines gewerkes allgemein, nicht nur die LAE alleine), ist der geplante Auftrag als kompensiert zu markieren und bei der LAE ein neuer Bearbeitungsschritt mit Status 08 - „beauftragt und kompensiert“ anzulegen.

Mit der ersten Rechnung, die einen Leistungsteils einer LAE betrifft ist ein neuer Bearbeitungsschritt mit Status 09 - „in Abrechnung“ anzulegen. Als Betrag ist dort nicht der Rechnungsbetrag, sondern der die LAE betreffende Teil mit der voraussichtlichen Endabrechnungssumme zu erfassen. Wichtig ist, dass Sie einen Rechnungstyp auswählen, sonst wird der neue Betrag nicht in die weitere Berechnung übernommen. Rechnungsnummer und Rechnungstyp können Sie übrigens erst eingeben, nachdem Sie den Status 09 ausgewählt haben.

Hinweis: Um bei einer LAE eine Rechnung zu verknüpfen bzw. auch nur eintragen zu können, muss ein geplanter Auftrag zu dem jeweiligen Leistungsteil angelegt worden sein, muss weiters dieser geplante Auftrag mit einem Auftrag kompensiert worden sein und muss zu diesem Auftrag mind. eine Rechnung vorhanden sein. Zudem muss bereits der Status 09 - „in Abrechnung“ ausgewählt worden sein.

Hinweis: In Valerio werden bei der Anzeige einer LAE am Bildschirm die Leistungsteile nicht chronologisch, sondern nach Kostenbereich geordnet. Deshalb scheinen die ersten Bearbeitungsschritte, die in einer allgmeinen LAE-Kostenstelle zusammengefasst werden, meist unterhalb der zeitlich erst später erfolgten Freigabe-, Beauftragungs- und Abrechnungsschitte auf. Die Bearbeitungsschritte wieder werden nach der Bezeichnung der Bearbeitungsschritte geordnet (was nicht zwingend der zeitlichen Reihenfolge entsprechen muss).

Nachdem Sie einen LAE Teil angelegt haben, gehen Sie auf „geplanter Auftrag in KST“ und geben Sie einen Text wie z.B: „LAE 003 Einsparung Bmst“ ein.

Sie können einen größeren Text durch das Klicken auf das Plus Symbol einfügen. Es wird ein Textfeld geöffnet, wo Sie eine Beschreibung des geplanten Auftrags, Terminauswirkung Änderung, Begründung usw. beschreiben können. Der freigegebene Prognose-Betrag wird bei dem zugehörigen Auftrag erscheinen, wo Sie dann den Betrag verbindlich in die Kosten hineinfließen und kompensieren können.

Modul Abrechnung > Auftrag > geplanter Auftrag beauftragen und kompensieren.