In Valerio erhalten Sie im Modul Kosten bereits direkt am Bildschirm auf der rechte Hälfte eine Übersicht über den Stand Ihres Projekts mit den wichtigsten Kennzahlen.



Folgendes bedeuten die Spaltenüberschriften:
- Prognose: aktuelle Kostenprognose
- Budget: freigegebenes Budget (wie in den Kostenstellen/der Budgettabelle erfasst)
- Abrechnungen: schlussgerechnete Aufträge (Summe Schlussrechnungen; Abzüge, Einbehalte, Rücklässe nicht berücksichtigt)
- Zahlungen: freigegebene Zahlungen (Abzüge, Einbehalte, Rücklässe etc. berücksichtigt)
- Aufträge: freigegebene Aufträge
- Restbudget: Budget, für das noch keine Aufträge vorhanden sind

Bereits während eines Projekts werden die Prognose Budgetwerte laufend durch Aufträge und geplante Aufträge ersetzt, und diese werden wiederum durch Abrechnungen abgelöst, es erfolgt also eine schrittweise Verdichtung der Prognose (vgl. Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Prognose). Ebenso erfolgt eine schrittweise Einengung der Bandbreiten, vorausgesetzt, dass die Risikobewertung bei allen Bearbeitungsschritten mit erfasst wird (vgl. Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Bandbreiten von Prognosen).

Mit fortlaufendem Projektfortschritt sind die Reserven im Budget nach und nach zu reduzieren und aufzulösen.

Für die Kostenfeststellung muss im Fenster Kostenänderungen geprüft werden, ob für alle Kostenstellen/Budgetbereiche noch zu vergebende Leistungen übrig sind. Gehen Sie dazu im Modul Kosten über das Symbol für Kostenänderungen (nicht zu verwechseln mit Leistungsänderungen) in das Fenster Kostenänderungen.

Wenn in einer Kostenstelle/Budgetbereiche geplante Aufträge vorhanden sind, die noch nicht vergeben wurden, die also noch nicht durch einen Auftrag kompensiert wurden, so ist dort in Spalte Auftragsnummer ein leeres Feld (andernfalls steht in dieser Spalte die Auftragsnummer, mit der die Leistung beauftragt wurde).

Dann ist jeweils zu prüfen, fehlt diese Leistung tatsächlich noch oder wurde Sie bereits mit einem Auftrag erledigt bzw. ist sie durch eine Leistungsänderung hinfällig geworden. Ziel ist es, zum Projektende keine offenen geplanten Aufträge übrig zu haben.

Im nächsten Schritt werden die Aufträge auf Vorhandensein von Schlussrechnungen geprüft.
Wenn bei einem Auftrag keine weitere Rechnung erwartet wird, sollte die letzte Rechnung als Schlussrechnung erfasst werden, auch wenn diese nicht so tituliert ist. Die Eingabe der Rechnungsart lässt sich auch nachträglich nochmals ändern, falls doch noch Rechnungen zu diesem Auftrag eingehen.

Selbst für Schlussrechnungen lässt sich noch eine Risikoeingabe/-erfassung vornehmen. Bei einvernehmlichen Schlussrechnungen kann dieses Risiko auf Null gesetzt werden. Ist eine Schlussrechnung aber noch strittig, macht es durchaus Sinn, das Streitpotential als Risiko für eine Schlussrechnungen zu berücksichtigen. Ist der Streit beigelegt, kann der finale Schlussrechnungsbetrag erfasst und das Risiko auf Null gesetzt werden.