Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen

Es kann vorkommen, dass bei einem Projekt ein Auftrag auf mehrere Kostenstellen, aufgeteilt werden soll oder auf Anordnung eines Auftraggebers sogar aufgeteilt werden muss. So kann z.B. ein Generalunternehmer Auftrag auf Obergruppen und ev. zus. Hauptgruppen aufzuteilen sein. Eine Aufteilung kann auch sinnvoll sein zur Ermittlung von Kennwerten. Um zu erfahren, wie eine Aufteilung eines Leistungsverzeichnisses in Hauptgruppen und Obergruppen in Valerio durchgeführt wird, lesen Sie dazu das Kapitel "Leistungsverzeichnisse mit Hauptgruppen und Obergruppen".

In Valerio werden bei der Auftragsvergabe mit LV-Bezug die Nachlässe bereits bei der Angebotserfassung erfasst und automatisch bei der Auftragsvergabe berücksichtigt. Bei einer Vergabe ohne LV-Bezug können die Nachlässe bei der Auftragserfassung eingegeben werden (vgl. Eingabe von Nachlässen bei der Auftragserfassung).

Die rechnerische Erfassung und die korrekte Aufteilung von prozentuellen Nachlässen ist nicht schwierig.
Grundsätzlich schwieriger aufzuteilen sind pauschale Nachlässe.

Bei Pauschalnachlässen (in der Regel Abrundungsbeträge) ist in den Bauverträgen oft nicht geregelt, wie diese aufzuteilen sind.

Wenn nichts anderes vereinbart ist, so sind die Pauschalnachlässe im Verhältnis zur Leistungssumme der jeweils tiefer liegenden Ebenen aufzuteilen.
Z.B.: Eine Obergruppe OG1 besteht aus den Leistungsgruppen LG1 und LG2. Die Summe der LG1 (unter Berücksichtigung allfälliger LG-Nachlässe) beträgt 1000 Eur, Die Summe der LG2 (unter Berücksichtigung allfälliger LG-Nachlässe) beträgt 500 Eur. Auf die OG 1 wird ein Pauschalnachlass von 100 Eur gewährt. So sind die 100 Eur zu 2/3 (66,67 Eur) der LG1 zuzurechnen und zu 1/3 (33,33 Eur) der LG2 zuzurechnen.
Dasselbe Prinzip gilt für alle Ebenen (LG, OG, HG, LV).

Die Aufteilung ist nicht nur beim Auftrag zu rechnen, sondern ist für jede Rechnung, die zu diesem Auftrag gehört, neu zu berechnen.

Nach diesem Verhältnisprinzip berechnet Valerio die Aufteilung der Pauschalnachlässe auf die jeweilige Leistungsgruppe bzw. Kostenstelle.
Auch alle weiteren darauf aufbauenden Berechnungen wie z.B. die Berechnung von Einbehalten, Mehrwertsteuer, Gegenverrechnungen und Skonto werden entsprechend anteilig den jeweiligen Kostenstellen zugerechnet.

Wenn Valerio bei einem Projekt mit Aufträgen mit aufgeteilten Kostenstellen arbeiten soll, werden die Berechnungen nur dann korrekt ausgeführt, wenn dies auch in den Projekteinstellungen eingestellt ist (vgl. Kapitel Projekteinstellungen Auftagsteilung).
Beim Anlegen eines Projekts übernimmt Valerio die eingestellten Büro Standard Einstellungen. Oft ist die Standardeinstellung, dass nicht mit aufgeteilten Kostenstellen gerechnet wird, da diese in der Praxis nicht so oft vorkommen und Valerio so schneller rechnen kann.

Die Allgemeine Anleitung zur Auftragserfassung können Sie im Kapitel Vergabe, Aufträge erfassen lesen. Wenn Sie eine Auftragsvergabe aus einem LV heraus starten, wird die Gliederung in Leistungsgruppen, Obergruppen und Hauptgruppen automatisch in das Auftragserfassungsformular übernommen. Wenn Sie die Auftragsvergabe direkt starten, müssen Sie für alle Bereiche, die einer anderen Kostenstelle zugeordnet werden sollen, eigene Zeilen bei den „Auftragspositionen“ anlegen.

Um nun die jeweiligen Leistungsgruppen bzw. Auftragspositionen einer Kostenstelle zuzuordnen, markieren Sie die entsprechende Zeile im Formular der Auftragserfassung und wählen Sie danach über den Eintrag „Budgetbereich“ im mittleren Bereich des Formulars die gewünschte Kostenstelle aus. Sie können für jede Leistungsgruppe bzw. Auftragsposition eine andere Kostenstelle auswählen.



Die jeweils zugeordnete Kostenstelle wird bei den Auftragspositionen in einer eigenen Spalte („Budgetbereich“) angezeigt.

Hinweis: Für jede Kostenstelle, in die später eine Abrechnung erfolgen soll, ist bereit beim Auftrag eine Auftragsposition anzulegen und der jeweiligen Kostenstelle zuzuordnen.

Wurde die Auftragsvergabe aus dem LV heraus gestartet, so werden die dort bereits erfassten Nachlässe automatisch in das Auftragsvergabeformular übernommen. Wurden die Auftragspositionen manuell angelegt, so können die Nachlässe eingegeben werden, indem zuerst die entsprechende Zeile bei den Auftragspositionen markiert wird und danach auf das „i“-Symbol in der Tabellenüberschrift geklickt wird.

Es öffnet sich nun ein kleines Fenster in dem nun sowohl ein prozentueller Nachlass als auch ein pauschaler Nachlass eingegeben werden kann.



Die Gesamt LV-Nachlässe sind übrigens im oberen Bereich des Auftragserfassungsformulars separat dort einzugeben.

Achtung: Die prozentuellen Nachlässe sind mit einem „-“-Zeichen einzugeben. Andernfalls wird ein Zuschlag gerechnet. Die Pauschalnachlässe wiederum sind ohne „-“ Zeichen einzugeben!

In Valerio können zwei prozentuelle Nachlässe pro Auftrag als Nachlässe erfasst werden, die das Programm auch in weiterer Folge bei allen Berechnungen berücksichtigt. In seltenen Fällen (und nach harten Verhandlungen ) kann es vorkommen, dass aber mehr als 2 Nachlässe auf ein Gesamtangebot gewährt werden. Ab dem 3. Nachlass müssen diese dann manuell erfasst werden und zwar bei den Auftragspositionen. Bei nicht geteilten Aufträgen reicht dazu eine Zeile. Bei Aufträgen mit geteilten Kostenstellen ist allerdings für jede einer Auftragsposition zugeordneten Kostenstelle ein eigener Eintrag für einen entsprechenden Nachlass vorzunehmen, wie im Beispiel unterhalb ersichtlich.


Im Beispiel oberhalb wurden ein Nachlass 1 (NL 1) mit 10%, ein Nachlass 2 mit 5% und noch ein Nachlass 3 mit 5% gewährt. Die beiden ersten Nachlässe werden bei der Auftragserfassung oben als Nachlässe eingetragen, für den Nachlass 3 müssen für jede Kostenstelle eigene Positionen eingegeben werden.

Soll ein Auftrag auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden und wird ein Pauschalnachlass vereinbart, empfehlen wir genau zu vereinbaren, wie die Aufteilung des Nachlasses auf die einzelnen Leistungsteile (Leistungsgruppen) erfolgt (Erfolgt dies nicht und wird in Valerio bei der Auftragserfassung ein Pauschalnachlass als Pauschalnachlass eingegeben, erfolgt eine Zuteilung von Valerio automatisch anteilig an der Höhe der Leistungsgruppen; vgl. Allgemeine Rechenwege und Beispiele für aufgeteilte Kostenstellen in Valerio).

Im folgenden Beispiel wird bei einem Auftrag mit einer Angebotssumme von 150.000 Eur mit geteilten Kostenstellen neben einem prozentuellen-Nachlass von 10% noch zusätzlich ein Pauschalnachlass von 10.000 Eur vereinbart.
Der Nachlass soll zu 2/3 (= 6.666,67 Eur) auf die Leistungsgruppe Baumeisterarbeiter und zu 1/3 (= 3.333,33 Eur) auf die Leistungsgruppe Zimmermeisterarbeiten aufgeteilt werden.
Bei der Auftragserfassung in Valerio sind daher die Pauschalnachlassteile als eigene Auftragspositionen bei der jeweiligen Kostenstelle zu erfassen. Da Valerio allerdings von den Auftragspositionen den prozentuellen Nachlass in Abzug bringt, ist dieser dem Nachlass noch aufzuschlagen.
Die Auftragssumme sollte also in diesem Beispiel 150.000 Eur - Nachlass 10% (=15.000 Eur) - Pauschalnachlass 10.000 Eur = 125.000 Eur sein.

Auf der Seite Allgemeine Rechenwege und Beispiele für aufgeteilte Kostenstellen in Valerio können Sie nachvollziehen und sich ansehen, wie Valerio die Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen rechnet bzw. berücksichtigt.
Dort finden Sie den allgemein gültigen Rechenweg sowie Beispiele wie dies bei einer Auftragsvergabe, einer Abschlagsrechnung, einer Schlussrechnung und in der Kostenkontrolle von Valerio berücksichtigt wird, auch als Excel zum Nachrechnen.

Lesen Sie dazu das Kapitel Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen.