Datenimport aus der OFFERO Access-Version

Aus der 32-Bit Access-Version von OFFERO lassen sich sämtliche Projektdaten, Zeiteinträge und Rechnungen in die SQL Version importieren.
Für rund 340 000 Stunden meines Büros wird dazu ca. 30 Minuten benötigt.

Wir haben Officio für den Import der Daten aus UNSERER 32 Bit Access Version aus Office 2019 konfigurieren lassen.
Diese muss nicht mit Ihrer Access-Version übereinstimmen.
Für den Import von Offero-Access Daten bestehen zwei Möglichkeiten:

Bei dieser Lösung lassen Sie Ihre SQL Datenbank durch ihren IT Betreuer an ihre Access Version anpassen.
Dazu gibt es eine Anleitung unseres Programmierers.
Da allerdings unzählige Access Versionen bestehen, sind diese Treiber eher sensibel zu handhaben. Die Anpassung der Übersetzung sollte jedenfalls nur von einem Fachmann vorgenommen werden und nicht in Selbstversuchen.
Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Berater, ob er die Anpassung vornehmen kann und mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Bei Erfordernis kann auch Herr Salzinger als Programmierer von Offico diese Anpassung vornehmen.

Sie sind nach dieser Anpassung der Übersetzung unabhängig von Dritten und können Ihrer Access-Daten beliebig oft importieren.

Sie können uns ihre Access-MDB per Mail senden, wir starten und prüfen die Datenbank und führen jedenfalls eine Komprimierung und Reparatur der Datenbank aus.
Danach importieren wir Ihre Access-Daten und geben diese als XML wieder aus.
Diese XML Datenbank können Sie es sich dann direkt in Officio einlesen.

Dieser Schritt erspart Ihnen zwar die Anpassung Ihrer SQL-Version an Ihre Access-Version, allerdings benötigen Sie dazu für jeden Import unsere Unterstützung.

Wir benötigen ca 30 bis 45 Minuten für die

• Datenbankprüfung und Komprimierung in Access,
• Test in Offero und Tempo,
• Import der Access-Datenbank in Offico
• Test der Daten in Officio
• Export der Daten als XML
• Rücksendung der XML-Daten samt Dokumentation mit Screenprints

Je nach erforderlichem Zeitaufwand fallen auch entsprechende Kosten an.

Wir empfehlen daher, die Anpassung der SQL-Version an IHRE Access-Version durch Ihren IT-Betreuer
Die Kosten sind ungefähr gleich und Sie sind bei Datenimporten unabhängig.
Wir haben die Datenimporte sehr oft ausgeführt, da wir bei der Sichtung unserer alten Daten auch immer wieder kleine Fehler behoben haben und dann den Import erneut vorgenommen habe.

Beim Import der Access-Daten in die SQL-Datenbank haben wir auch bei unseren Daten der TU Wien viele Fehler in unseren Access-Daten gefunden und auch behoben. Diese lagen meist darin, dass nicht passende Schlüssel zu gelöschten Daten vorhanden waren, die in Access zwar gelöscht, aber im „Papierkorb“ noch vorhanden waren.
Diese Fehler werden nach dem Einlesen der Access-Daten in die SQL-Umgebung gefunden und aufgezeigt.
Diese Daten dürfen NICHT eingelesen werden!
Zunächst sollten die Fehler in der Access-Datenbank behoben werden.

Der Aufwand für diesen Schritt hängt von der Art und vom Umfang der Fehler ab.
Bei den Daten der TU Wien über mehrere Semester und sehr viele ungeübte Anwender kam es zu vielen Fehlern, die im Studienbetrieb gar nicht aufgefallen sind, dann aber beim Import das fehlerlose Einlesen der Daten in die SQL-Datenbank verhindert haben.

Wir haben die Fehler schrittweise beheben müssen, um die Daten beibehalten zu können. Für die Überarbeitung von Studendendaten seit 2021 habe ich insgesamt 4 Stunden benötigt.

Nach der Installation der leeren SQL Datenbank können Daten aus einer Access Version importiert werden. Wir empfehlen diesen Schritt jedenfalls vor der Eingabe eigener weiterer Daten, da bei jedem Import der komplette Datensatz überschrieben wird.

Wir empfehlen weiter, die Access Version so lange weiterzuführen, bis in der Anwendung der SQL Version genügend Sicherheit besteht, dann nur noch mit diesen Daten arbeiten zu können. Ein Rücktransport von SQL Daten in die Access Version ist nicht vorgesehen, da in der SQL Version umfangreichere Datenfelder zur Verfügung stehen, die in der Access Version nicht aufgenommen werden können.

Für neue Anwender stellen wir einen Datensatz zur Verfügung, in der vor allem die Sozialabgaben der letzten Jahre enthalten sind und somit auch bereits abgeschlossene Projekte als Summe erfasst werden können.

Wir stellen auch eine ACCESS-Datenbank mit einem kleinen Demo-Projekt und den Sozialabgaben der letzten Jahre zur Verfügung.
Damit ist zumindest kein Start von NULL weg erforderlich. Wir empfehlen aber den Zugang über die XML-Datenbank ohne Access!!

In den Daten ist das „Unternehmen“ TU WIEN enthalten und ein Projekt 000-Büro mit Leistungen zur Systemerhaltung eines Büros.

Start-Daten der TU Wien

Ebenso sind die Leistungsbilder der HIA 2010 und der LM VM 2014 enthalten, für das LM 2023 ist die Objektplanung Architektur enthalten.

enthaltene Leistungskataloge

Sie können diese Daten beziehen unter:
Access-Daten der TU Wien für Import in Officio

Die vollständige Offero-Access-Version unter Verwendung der 32-bit Access-runtime-Version und direkter Installation auf C:\OFFERO-TU-WIEN können Sie ohne jegliche Gewähr beziehen unter
Downlaod der 32-bit Access-Version der TU Wien

Für einen Import der Access-Daten in die SQL-Datenbank sind folgende Schritte auszuführen:

Starten Sie im Reiter Einstellungen den Access-Datenimport

Start des Access-Datenimports

Zunächst werden die Datenbanken überprüft

Überprüfung für den Pfad der Offero Datenbank und für den SQL-Zielpfad

Nach der erfolgreichen Überprüfung wird die Herstellung der Datenverbindung bestätigt.

Bestätigung der erfolgreichen Daten-Verbindung

Nach dem Abschluss des Imports wird die Funktion „Daten laden“ abgeschlossen und mitgeloggt.

Abschluss Daten laden aus Access

Danach müssen diese Daten in die SQL Datenbank geschrieben werden.
Nehmen Sie diesen Schritt NUR vor, wenn nach dem Lesen der Daten keine Fehler angezeigt werden!

Start des Schreibens in die SQL Datenbank

Nach Abschluss des Imports der Access-Daten in die SQL-Datenbank erhalten Sie eine entsprechende Meldung

Abschluss Daten Schreiben in SQL-Datenbank

23 Minuten für 18.000 Teilprojekte und Mitarbeitereinträge und 445.000 Datensätze für Zeiteinträge

Nach dem Import der Daten müssen Sie auch noch die Reports als Vorlagen für die Auswertungen aktualisieren.
Dieser Schritt ist auch nach einem Update erforderlich!

Starten Sie die Systemeinstellungen

Auswahl für die Aktualisierung der Reports

Testen Sie die Verbindungen

Verbindung testen

Erstellen Sie danach die Standard-Berichte

Standard-Berichte erstellen