WEBOFFICE Handbuch

Diese Seite ist nicht editierbar. Sie können den Quelltext sehen, jedoch nicht verändern. Kontaktieren Sie den Administrator, wenn Sie glauben, dass hier ein Fehler vorliegt.
====== Programmstart und MODULE von WEBOFFICE ======
Hier erfahren Sie, aus welchen **MODULEN** WEBOFFICE besteht.
Sie lernen, im Programm zu navigieren.

\\ Hier erfahren Sie mehr zum **[[WEBOFFICE Erste Schritte|ARBEITEN mit Weboffice]]** 
\\ Hier geht es zum **[[Programmstart|PROGRAMMSTART]]**

===== Die MODULE von WEBOFFICE =====
Weboffice besteht aus **mehreren Modulen**, deren **Datenbanken** alle **miteinander verbunden** sind.

----

==== Protokolle im WEB-Office ====
Erstellung von **Besprechungsprotokollen** auf eigenem Web-Server, daher Zugriff OHNE Programminstallation über Login und Passwort.
\\ In jedem Projekt können beliebig viele Besprechungskreise mit unterschiedlichen Projektbeteiligten und User-Rechten erstellt werden.   
\\ Eine  **Adressdatenbank** verwaltet **Firmen** und **Personen**, die über eine **Adress-Synchronisation** mit Outlook und Valerio, aber auch weiteren Adress-Datenbanken,  abgeglichen werden kann.
\\ Jede **Person** kann in **unterschiedlichen Projekten** und **Besprechungskreisen** auch **unterschiedliche Funktionen** und **Rechte** zur **Dateneinsicht** und **Datenbearbeitung** haben. Dies gemäss der **projektbezogene Funktionen.** 
\\ Die Protokollerstellung erfolgt in **Endlosprotokollen** mit **Evidenzhaltung** offener Punkte, Zuordnung von Bildern oder Grafiken im Text und als Anhang. Ein Externer **Zugriff** ist über WEB-Login nur im Rahmen der  zugeteilten **Berechtigungen** möglich. 
\\ Mit **Suchfunktionen** auch über mehrere Projekte, Besprechungskreise und Protokolle, Auswertungen nach unerledigten Punkten oder Terminverzug ist ein umfassendes **Zusammenstellen** der **Dokumente mit Übereinstimmungen** möglich. Die **Suchkriterien** werden **farblich hervorgehoben**.

----

==== Mailverwaltung im WEB-Office ====
Einrichtung von **projektbezogenen Mailadressen auf einem Webserver**, 
\\ Zugang über Login und Passwort mit freizuschaltenden **Berechtigungen** für **Sichtbarkeiten**, Lese- und Schreibrechten. 
\\ Dadurch **Verwaltung von Mails** im Team mit kontrollierten Zugängen.  
\\ Erstellung und Verwaltung von **projektbezogenen Themenlisten zur Mailzuordnung**, 
\\ Erstellung **internen Aufgaben** (Tasks) zur **Weiterberarbeitung**, 
\\ Verwaltung von **Kommentaren** zu den Mails in getrennten Evidenzen, **Evidenzhaltung unerledigter Punkte**, Priorisierung mit Ampel-System, 
\\ **Kontrolle** der erfolgten Erledigungen. 
\\ **Synchronisation** der **Adressdatenbanken** zu **Outlook** und **VALERIO+GKS**
\\ Schwerpunkt: **Auftraggeber-Anwendungen, PS und BK.**


----

==== Dokumente-Plattform ====
Verwaltung einer projektbezogenen **Dokumenten-Plattform** für Pläne, Photos, Berechnunge, LV´s Aufträge und Rechnungen. 
\\ Gliederungen in **Teilprojekte**, Arten und Verfasser der **Dokumente**. 
\\ Zuordnung der Lese-, Schreib- und Löschrechte in unterschiedliche **Usergruppen**. 
\\ Zuordnung von Firmen und Personen der WEBOFFICE-Adressdatenbank zu **Usergruppen** mit deren **Rechten**. 
\\ **Synchronisation** der **Adressdatenbanken** zu **Outlook** und **VALERIO+GKS**
\\ Verständigung der **Empfänger-Usergruppen** über **erfolgte Uploads** von Dokumenten. 
\\ Verständigung des **Absenders** über den **erfolgten Bezug** (Download) der Daten. 
\\ Einbindung eines **Planfreigabeprozesses** mit Anmerkungen für die **interne Planfreigabe** zur **Weiterbearbeitung** und **externe Planfreigabe** als **Ausführungsplan**. 
\\ Erstellung von **Logfiles** über erfolgte Zugriffe.


----

==== Aufgabenverteilung: Task-Control ====
Erstellung und Verwaltung von **Aufgaben** in einem **Team**, 
\\ Verbindung zu **Mails** und **Dokumenten** der **Plattform**. 
\\ **Synchronisation** der **Adressdatenbanken** zu **Outlook** und **VALERIO+GKS**
\\ **Erfassung** und **Status-Verwaltung** von **Anboten, Aufträgen, Rechnungen** samt **Kontrolle des Fristenlaufes**. 
\\ **Statuserfassung** für die **interne Bearbeitung** mit Anforderung, Eingang, Prüfung und Freigabe von Aufträgen, Rechnungen und Bankgarantien mit **Kontrolle der Prüf- und Zahlfristen**. 
\\ Zuordnung der **Zuständigkeiten** mit **Rückmeldung** und **Kontrolle** der **Erledigung**. 
\\ Verbindung zur **Auftrags- und Rechnungsverwaltung** von **VALERIO+GKS**. 
\\ **Direkter Zugriff** zu den Anboten, Aufträgen, Rechnungen und Beilagen über die **Dokumenten-Plattform**. 
\\ Erstellung von **Reports** über **erledigte** und **nicht erledigte Aufgaben** als **Statusberichte**.