Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen

Um eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufteilen zu können, muss zuallererst bei den Projekteinstellungen die Aufteilung auf mehrere Kostenstellen aktiviert sein bzw. werden (vgl. Auftrags- und Abrechnungsaufteilung auf mehrere Kostenstellen in den Projekteinstellungen aktivieren).

Eine weitere Voraussetzung ist, dass bereits im Auftrag Auftragspositionen (bei zugeordneten LV Leistungsgruppen) mit den gewünschten, unterschiedlichen Kostenstellen/Budgetbereichen angelegt wurden (vgl. Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen). Gegebenenfalls müssen Sie den Auftrag dahingehend vor Erfassung einer Rechnung überarbeiten.

Sind diese beiden Kriterien erfüllt, ist die Aufteilung von Rechnungen relativ einfach, denn beim Anlegen einer neuen Rechnungskontrolle, sind bereits Auftragspositionen mit den verschiedenen Kostenstellen vorhanden. Sie müssen nur mehr die jeweiligen Teilbeträge eintragen.

Hinweis: Widerstehen Sie der Versuchung, den Budgetbereich bzw. die zugeordneten Kostenstellen/Budgetbereiche ändern zu wollen. Der Versuch führt dazu, dass sämtliche Auftragspositionen einem neu ausgewählten Budgetbereich zugewiesen werden. Sie können dann die Rechnungserfassung nur mehr abbrechen und nochmals neu starten.

Hinweis: Für jede Kostenstelle, in die eine Abrechnung erfolgen soll, ist bereit beim Auftrag eine Auftragsposition anzulegen und der jeweiligen Kostenstelle zuzuordnen. Anderfalls führt dies zu einer verfälschten Prognoseberechnung.

Bei Aufträgen, die auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt sind, ist unbedingt zu beachten, dass in der Schlussrechnung für jede Kostenstelle, die im Auftrag einer Auftragsposition zugeordnet wurde, auch eine Position in der Schlussrechnung vorhanden ist bzw. eingetragen wird. Selbst wenn in einer Auftragsposition keine Leistung erbracht wurde, so ist die Position in der Schlussrechnung anzuführen und eben mit dem Betrag 0 zu versehen. Geschieht dies nicht, wird die Berechnung der Prognose verfälscht, weil für nicht schlussgerechnete Kostenstellen eines Auftrags weiterhin der Auftragsbetrag in dieser Kostenstelle in die Prognose einfliesst (Vgl. Kapitel Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Prognose).