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Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Prognose
Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zur Ermittlung der Kostenprognose für jeden Auftrag
In folgendem, eigenen Kapitel wird die Ermittlung der Bandbreiten für Kostenprognosen erklärt:
Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Bandbreiten von Prognosen
Die Ermittlung der Kostenprognose erfolgt für jeden Auftrag nach den nachfolgenden Rechenregeln:
1.) Kein Auftrag vorhanden: PROGNOSE = Schätzung
Solange in einer Kostenstelle KEINE Aufträge vorhanden sind, wird der Wert des genehmigten Budgets direkt in die Prognose genommen.
Die zu vergebende Leistung ist ident dem freigegebenen Budget und der Prognose.
Abweichungen davon gibt es nur, wenn Kosten intern von einer Kostenstelle in eine andere mit einer „Änderungsevidenz“ umgebucht wurden.
Dies trifft z.B. bei der Reserve zu, die schrittweise aufgelöst wird, ohne dass der Kostenstelle „Reserve“ jemals ein Auftrag zugeordnet wird.
In diesem Fall ist dann auch der Wert der zu vergebenden Leistungen niedriger, letztendlich Null.
Ein weiterer Grund ist wenn durch eine Projektänderung Kosten von einer Kostenstelle in die Reserve und von dort in eine andere Kostenstelle umgebucht werden.
VIDEO als Ergänzung zu den Vorlesungen an der TU Wien:
2.) Auftrag vorhanden, noch keine Rechnungen: PROGNOSE = Auftragsstand
Dies ist die Vorschau der bereits vergebenen Aufträge in dieser Kostenstelle.
Wird die gesamte in der Kostenberechnung enthaltene Leistung in EINEM Auftrag vergeben, so verbleiben keine weiteren noch zu vergebenden Leistungen, somit entspricht die Prognose dem Auftragstand.
Im Beispiel unterhalb gibt es keine weiteren „geplanten Aufträge“.
Die Prognose entspricht dem Auftragsstand.
Für die Zimmererleistungen wurden ALLE Leistungen beauftragt, daher:
Noch zu vergebende Leistungen = NULL.
VIDEO als Ergänzung zu den Vorlesungen an der TU Wien:
3.) Aufträge über Teile der Kostenstelle vorhanden, noch keine Leistungen: PROGNOSE = Auftrag + noch zu vergebende Leistung
Wurde nur ein Teil der im Budget enthaltenen Leistung vergeben, wird zur Ermittlung der noch zu vergebenden Leistungen KEINESFALLS der Auftragswert vom Budgetwert abgezogen, sondern immer der Anteil der beauftragten Leistungen am freigegebenen Budget berücksichtigt.
Die geplanten Aufträge decken jenen Leistungsteil der Kostenberechnung ab die noch NICHT mit Aufträgen erfasst wurden.
Wichtig ist, dass es sich hier um den Anteil der noch zu beauftragenden LEISTUNGEN handelt, nicht um die rechnerische Differenz zwischen Budget und erteiltem Auftragsstand.
Es ist also zunächst zu prüfen, mit welcher Höhe die zu beauftragenden Leistung im freigegebenen Budget enthalten sind, was nur mit einer nachvollziehbaren Kostenberechnung möglich ist.
Es geht um den Leistungsanteil, NICHT um den Kostenanteil am Budget.
Beispiel:
Budget für Tischlerarbeiten (4H.32) netto € 10.000
Ein Drittel der Leistungen wurde ausgeschrieben.
Diese Leistungen müssten mit € 5.000 beauftragt werden.
Frage:
Wie hoch sind die noch zu beauftragenden Leistungen, wie hoch ist die Prognose?
Rechengang:
Der Anteil der beauftragten Leistungen beträgt ein Drittel des Budgets, daher € 3.333.
Die Leistungen mussten aber um € 5.000 eingekauft werden.
Dafür ist – unabhängig von der Ursache – jedenfalls eine Umbuchung aus der Reserve von netto € 1.667 vorzunehmen (Kostenausgleich wie kommunizierende Gefässe).
Danach ist die Ursache für die Kostendifferenz zu hinterfragen, um die Prognose zu schärfen:
Erste Möglichkeit:
War die eigene Kostenberechnung zu optimistisch, ist davon auszugehen, dass möglicherweise auch die beiden anderen Drittel zu tief geschätzt wurden.
Trifft das zu, sind zwei weitere Beträge von je 1.667 € aus der Reserve zu den Tischlerarbeiten zu buchen.
In diesem Fall lautet das Ergebnis:
Budget € 10.000
Auftragsstand € 5.000
Noch zu vergebenden Leistungen: 2 mal € 3.333 lt Kostenberechnung + 2 mal € 1.667, da dieser Ansatz zu niedrig war,
Summe noch zu vergebenden Leistungen € 10.000.
Prognose € 15.000.
Die Reserve musste um € 5.000 erleichtert werden.
Zweite Möglichkeit:
Die Kostenberechnung hat gestimmt, bloß war es aus Gründen von Angebot und Nachfrage (zu spät ausgeschrieben, zu geringe Angebotsfrist, sofortiger Einsatz erforderlich) kein wirtschaftlich entsprechendes Angebot zu bekommen.
Wenn eine Wiederholung ausgeschlossen werden kann, lautet das Ergebnis:
Budget € 10.000
Auftragsstand € 5.000
Noch zu vergebenden Leistungen: 2 mal € 3.333 lt. Kostenberechnung, da dieser Ansatz haltbar ist,
Summe noch zu vergebenden Leistungen € 6.667.
Prognose € 11.667.
Die Reserve musste um € 1.667 erleichtert werden.
VIDEO als Ergänzung zu den Vorlesungen an der TU Wien:
4.) Darstellung der Zahlungsfreigaben von Abschlagsrechnungen, Regierechnungen:
Sobald Abschlagsrechnungen und/oder Regierechnungen geprüft wurden, werden diese den Aufträgen zugeordnet und damit in den entsprechenden Kostenstellen in den Spalten „Anerkannte Leistung“ (ohne Abzüge) und „Zahlungen“ (unter Abzug der vertraglichen Einbehalte und Abzüge sowie der Bauschadensrechnungen) angeführt.
5.) Aufträge vorhanden, Leistungen und Rechnungen geringer als Auftragswert vorhanden: PROGNOSE = Auftrag + noch zu vergebende Leistung
Solange die anerkannte Leistung von Abschlagsrechnungen und Regierechnungen eines Auftrages geringer als der Auftragswert ist, wird der Auftragswert in die Berechnung der Prognose berücksichtigt.
Für jede Kostenstelle gilt daher:
Die Prognose ist die Summe aller Auftragswerte zuzüglich der noch zu vergebenden Leistungen.
Kommt noch ein geplanter Auftrag für eine noch zu vergebenden Leistung dazu, erhöht sich die Prognose entsprechend:
6.) Mehr/Minderkosten als Anpassungsmöglichkeit der Prognose: PROGNOSE = Auftrag mit Mehr/Minderkosten + noch zu vergebende Leistungen
Sollte im Zuge des Bauablaufes jedoch bereits absehbar sein, dass ein Gewerk die eigenen Auftragssumme (einschliesslich aller Zusatzaufträge oder Minderaufträge) über- oder unterschreiten wird, hat die ÖBA die Möglichkeit, diesen Auftragsstand mit Mehr/Minderkosten anzuheben oder abzusenken und so in die Prognose einfliessen zu lassen.
Das hat den Sinn, dass die Prognose nicht ständig mit von beiden Vertragspartnern zu unterzeichnenden Zusatzaufträgen abgeändert werden muss, sondern auch abseits der Buchhaltung des AG die Prognose des Projekts angepasst werden kann.
Um die Gesamt-Prognose eines Projektes konstant zu halten, kompensieren wir die Mehr/Minderkosten durch Umbuchungen in oder aus der Reserve.
Ist dies nicht mehr möglich, verändern sich die Prognosekosten des Projektes.
Für jede Kostenstelle gilt daher in diesem Fall:
Die Prognose ist die Summe aller Auftragswerte, um die jeweiligen Mehr/Minderkosten verändert, zuzüglich der noch zu vergebenden Leistungen.
Die Auftrags-Prognose kann durch Mehr-Minderkosten auch unter den Auftragsstand abgesenkt werden.
7.) Aufträge vorhanden, Leistungen und Rechnungen höher als Auftragswert vorhanden: PROGNOSE = Anerkannte Leistung + noch zu vergebenden Leistungen
Sobald die anerkannte Leistung eines Auftrages höher als der Auftragswert (mit Zusatzaufträgen und zuzügliche Mehr/Minderkosten) ist, wird bei der Ermittlung der Prognose für diesen Auftrag der höhere Wert der anerkannten Leistung (da offensichtlich richtiger) berücksichtigt.
Für jede Kostenstelle gilt daher in diesem Fall:
Die Prognose besteht aus Summe der Aufträge zuzüglich Mehr-Minderkosten, solange die Anerkannte Leistung niedriger ist als die Summe des Auftrages.
Übersteigt die Anerkannte Leistung die Summe des Auftrages zuzüglich Mehr-Minderkosten, wird die Anerkannte Leistung für die Prognose dieses Auftrages herangezogen.
Die Prognose des Projektes ist die Summe noch zu vergebenden Leistungen und aller Auftrags-Prognosen.
8.) Aufträge vorhanden mit Schlussrechnungen: PROGNOSE = Schussrechnungen + Regierechnungen + noch zu vergebende Leistungen
Sobald ein Auftrag schlussgerechnet ist, wird die Summe aus Schlussrechnung und Regierechnungen in der Prognose berücksichtigt, unabhängig davon, wie hoch der Auftragsstand und die erfassten Mehr/Minderkosten sind.
Der Auftragswert samt Mehr/Minderkosten wird daher durch die Schlussrechnung samt Regierechnungen übersteuert.
Dies sind die ersten „Bausteine“ der angestrebten Kostenfeststellung.
Zudem werden die Zahlungen der Schlussrechnungen und Regierechnungen in der Spalte „Abrechnung“ unter Abzug der Vertragsbedingnisse und Bauschadensrechnungen dargestellt.
Die Werte der Spalte „Abrechnung“ sind also immer ein Anteil aus der Spalte „Zahlungen“ und geben Aufschluss darüber, wie weit eine Projektabrechnung bereits gediehen ist.
Die Prognose ist also die Summe alle Schlussrechnungen und Regierechnungen sowie die Summe der noch zu vergebenden Leistungen.
Hinweis: Bei auf mehrere Kostenstellen aufgeteilten Aufträgen ist bei Schlussrechnungen für jede Kostenstelle, die einer Auftragsposition zugewiesen wurde, auch eine Abrechnungsposition zu erstellen, selbst wenn deren Betrag 0 ist (vgl. Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen, Schlussrechnung).
Die Kostenfeststellung im Sinne der ÖNORM B 1801-1 liegt dann vor, wenn:
- Alle bestehenden Aufträge mit einer Schlussrechnung versehen sind, die „anerkannte Leistung“ also unter Berücksichtigung der Vertragsbedingnisse (Einbehalte, Abzüge, Bauschadensrechnungen) mit den Werten der Zahlungen und Abrechnungen und der Prognose ident ist und
- Keine noch zu vergebenden Listungen bestehen.
Bandbreiten von Prognosen
Valerio bietet die Möglichkeit, bei der Erfassung von Beträgen immer auch das dazugehörige Risiko, also die mögliche Bandbreite, einzugeben, sodass bei der Berechnung von Prognosen auch eine exakte Berechnung der Bandbreite möglich ist. Wie Valerio diese Bandbreite errechnet wird an Hand von Beispielen im Kapitel Arbeitsweise und Nachvollziehbarkeit der Berechnung der Bandbreiten von Prognosen erläutert.