DRUCKFORMULARE bearbeiten

In Druckformularen sind die Vorlagen für die Ausdrucke in Valerio festgelegt. Zum Bearbeiten von Druckformularen klicken Sie auf den Button „Druckformulare“ in der oberen Menüzeile in Valerio.

Es öffnet sich nun ein Fenster mit der Datenbank der Druckformulare. In der ersten Spalte steht der Name des Druckformulars, in der zweiten Spalte die Kurzbeschreibung und in der Spalte „Filter“ ist festgelegt, in welchem Bereich das Druckformular ausgewählt werden kann (KEM steht für Kostenermittlung, KKT steht für Kostenkontrolle, ABR für Abrechnung, etc.).

Beim Update von Formularen werden Formulare mit gleicher Bezeichnung überschrieben. Wenn Sie Druckformulare also an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen (z.B. Ändern von Logo in Kopfzeile oder Ändern von Fußzeilen, aber auch inhaltliche Änderungen) geben Sie diesen andere Namen oder setzen Sie sich vor einem Update von Druckformularen mit dem Support in Verbindung. Den Namen eines Druckformulars finden Sie in der ersten Spalte der Druckformular Datenbank.
Updates von Druckformularen werden in dem eigenen Artikel UPDATES von Druckformularen beschrieben.

Generell empfiehlt sich vor Änderungen in Druckformularen eine Sicherungsdatei der Druckformulare zu erstellen, denn das Bearbeiten von Druckformularen ist nicht ganz einfach, und so können im Falle von unbeabsichtigten Änderung die ursprünglichen Druckformulare wiederhergestellt werden.
Die Druckformulare sind in der Datei Valerio\ORG\DATEN\formular.org gespeichert. Machen sie von dieser Datei also vor Beginn von Änderungen eine Kopie.

Achtung! Beim Bearbeiten von Druckformularen können Sie keinen Schritt rückgängig machen. Wenn das Ergebnis Ihrer Bearbeitung zu einem ungewünschten Resultat führt, gehen Sie im Menü unter „Datei“ und dort dann zu „verwerfen“. So werden ihre Änderungen nicht gespeichert. Schließen Sie hingegen nur einfach das Fenster zum Bearbeiten des Druckformulares, werden ihre Änderungen gespeichert und das ursprüngliche Druckformular überspeichert und Sie können ihre Bearbeitung nicht mehr rückgängig machen.

Das Ändern von Layout Elementen wie Kopf- und Fußzeilen wird im folgenden am Beispiel des Druckformulars „Formular für Kostenkontrolle“ erklärt. Als ersten Schritt wird das Vorlagedruckformular kopiert indem im Menü unter „Bearbeiten“ „Ausgewählte Zeile(n) duplizieren“ ausgewählt wird. Um die Anzeige der Datenbank zu aktualisieren müssen Sie das Fenster der Druckformular-Datenbank einmal schließen und wieder öffnen.

Mit einem Doppelklick in das Feld der ersten Spalte beim Duplikat kann nun der Name geändert werden. Hier im Beispiel wurde „MST-“ vor dem alten Namen ergänzt. Zum Bearbeiten des Formulars klicken sie auf das „+“-Symbol links neben dem Druckformular.

Es öffnet sich nun ein Editor zum Bearbeiten eines Druckformulars. In diesem 1. Fenster können die grundsätzlichen Layout Einstellungen vorgenommen und geändert werden, wie Papierformat, Ausrichtung und Aufteilung des Blattes im Kopfzeilenbereich (= Rahmen 1), Inhalt (=Rahmen 2) und Fußzeile (Rahmen 3). Die Rahmen sind an den strichlierten Linien erkennbar.

In unserem Beispiel ist im Kopfzeilenbereich eine Grafik eingebunden, der Inhalts- und der Fußzeilenbereich sind leer. Um die bestehende Grafik zu entfernen klicken Sie in den ersten Rahmen und danach je nach Cursor-Position die „Löschen“- bzw. „Entfernen“-Taste. Sie können an der Stelle des Cursors nun eine neue Grafik hinzufügen indem Sie im Menü unter „Datei“ „Bild einlesen“ wählen und dort eine Grafikdatei auswählen.

Hinweis: Es kann statt einer Grafik natürlich auch ein Text verwendet werden. Von einer Kombination aus Text und Grafik nebeneinander wird hingegen abgeraten, da dies mit dem Editor oft nur schwer wunschgemäß angepasst werden kann.
Im Beispiel wurde eine rote Grafik mit dem Schriftzug „MUSTER-Grafik“ eingebunden. Achtung! Sollte die neue Grafik höher sein als die bisherige, ist die Höhe des Rahmens für den Inhalt entsprechend zu verkleinern, da es sonst passieren kann, dass sich die Fußzeile nicht mehr auf dem Blatt ausgeht. Die Höhe des Rahmens kann angepasst werden, indem sie zuerst mit der Maus in den Rahmen 2 klicken und anschließend im Menü unter „Rahmen“ „Rahmen modifizieren“ auswählen.

Damit ist das grundsätzliche Layout abgeschlossen. Nun soll noch der Inhalt des Formulars bearbeitet werden. Dazu wählen Sie im Menu unter „Bearbeiten“ „Formulare bearbeiten“ aus.

Nun wird im Bearbeitungsfenster der Inhalt des Druckformulars angezeigt (die gelb hinterlegten Bereiche sind Platzhalter, die zu diesem Zeitpunkt nicht weiter irritieren sollen). Im Rahmen 1 wird nun eine weitere Kopfzeile angezeigt, die auf jeder Seite stehen soll. Im Rahmen 2 wird eine Fußzeile gezeigt, die auf jeder Seite stehen soll. Durch einen Klick in den Rahmen 2 kann der Text dieser Fußzeile bearbeitet werden. Im Beispiel wird der bestehende Text durch „Muster Architektur-Büro“ ersetzt.
Hinweis: In Fußzeilen (wie auch in der Kopfzeilen) können auch Platzhalter (z.B.: aus der Adressverwaltung) verwendet werden.
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Nun bitte auf „Datei“ „speichern“ klicken und das Fenster schließen, ebenso die Druckformular Datenbank schließen. Um zu sehen, ob die Änderungen wie gewünscht aussehen, kann nun im Valerio Modul „Kosten“ das Symbol für Ausdrucke im rechten Bereich im Menü angeklickt werden. Das neu angelegte Druckformluar lässt sich nun unter Formular Kostenkontrolle auswählen.

Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

Die Änderungen der Kopf- und Fußzeilen kann nun in allen benötigten, weiteren Druckformularen vorgenommen werden.

Bitte beachten Sie die allgemeinen Hinweise betreffend Bearbeiten von Druckformularen. Für das Bearbeiten der Druckformulare selbst ist sehr viel Hintergrund-Wissen erforderlich. In diesem Handbuch werden Hinweise zu wichtigen, in der Praxis manchmal benötigten Bearbeitungsschritten gegeben.

Ähnlich wie in Textverarbeitungsprogrammen wie beispielweise Word können im Editor für Druckformulare Tabulatoren gesetzt werden. Formatierungen sollten grundsätzlich mit Tabulatoren und nicht mit mehreren Leerzeichen hintereinander gemacht werden. Es gibt rechtsbündige, zentrierte, linksbündige und Dezimaltabulatoren. Bei einem Dezimaltabulator wird die Position der Komma-Zeichens festgelegt. Dadurch ist ein möglich, Beträge/Zahlen so untereinander schreiben zu lassen, dass ein Vergleich der Werte bzw. eine Summenbildung leicht nachvollzogen werden kann. Ein Dezimaltabulator wird wie zentrierter Tabulator mit einem Punkt dargestellt.

Das Löschen von Tabulatoren ist nicht möglich, allerdings können Tabulatoren per drag&drop im Lineal über dem Blatt aus dem Blatt hinausgeschoben werden.

Rahmen, die als solche ausgegeben werden sollen, werden mit vertikalen und horizontalen Linien gebildet. Eine vertikale Linie kann mit dem Menüsymbol gesetzt werden. Eine horizontale Linie kann mit mit einem Unterstrich „_“ am Beginn der Zeile erzeugt werden.

Sehr auffällig in den meisten Druckformularen sind die gelb hinterlegten Platzhalter. Ähnlich wie Platzhalter in Rechendokumenten lassen sich Platzhalter nicht direkt bearbeiten oder löschen. Zielführend ist es, den Cursor knapp vor bzw. knapp nach einem Platzhalter zu positionieren um sich dann mit den Menüsymbolen für Platzhalter finden zum nächstfolgenden bzw. vorhergehenden Platzhalter zu navigieren.

Um einen Platzhalter zu bearbeiten wählen Sie im Menü unter „Platzhalter“ „Platzhalter modifizieren“ oder klicken Sie auf das Symbol zum Modifizieren eines Platzhalter in der Menüleiste.

Es erscheint nun ein Dialogfenster zum Modifizieren des Platzhalters. In unserem Beispiel wurde dazu der Platzhalter PNAME1 ausgewählt. Bitte beachten Sie, dass der Name im Dialogfenster mit dem Datenbanknamen übereinstimmen muss, der angezeigte Name im Druckformular selbst aber geändert werden kann, also z.B. gekürzt werden kann, falls der Platz nicht ausreichend sein sollte.

Bei Platzhaltern mit Zahlenwerten kann im Dialogfenster Platzhaltermodifizieren beim Namen ein „ , “ angefügt werden. Dies bewirkt, dass die Ausgabe mit 2 Dezimalstellen erfolgt. Fehlt das „ , “-Zeichen, wird der Wert als Ganzzahl ausgegebenen.

Soll ein Platzhalter gelöscht werden, so ist dieser zuerst über das Symbol „Platzhalter löschen“ in einen normalen Text umzuwandeln, welcher im Anschluss daran wie jeder normale Text gelöscht werden kann.

Sie werden möglicherweise feststellen, dass in manchen Druckformularen einige Zeilen oft untereinander bis zu 16-mal identisch vorkommen. Dies ist deshalb der Fall, weil das Programm Valerio Kosten in Kostenhierarchien bis zu 16 Ebenen rechnen kann.

Valerio bietet die Möglichkeit, aus den als Vorlage zur Verfügung gestellten Druckformularen nur die ergänzten oder neuen Rahmen in die eigenen Druckformulare zu importieren.

z.B.: Beim Update 07.03.49.00 vom 31.08.2022 muss zunächst ein UPDATE der Druckformulare durchgeführt werden (vgl. Kapitel UPDATES von Druckformularen)! Die beiden, im Update enthaltenen Druckformulare wurden um die Bezeichnungen der Filterauswahl und einen erklärenden Text für die Filterauswahl von Kostenprognosen erweitert!

Verwenden Sie diese beiden Druckformulare als Quelle für IHRE Druckformulare!

Diese neue Formulare enthalten die Rahmen für die Filterauswahl: „Kostenkontrolle“ und „Kosten GKS TGW Übersicht“

Öffnen Sie die Druckformulare und öffnen jenes Ihrer Druckformulare, das Sie bearbeiten wollen.
Wählen Sie weiter den Befehl „Formular bearbeiten“.
Sie gelangen nun in die Liste der Druckrahmen.
Wählen Sie im Menü RAHMEN die Funktion „RAHMENIMPORT“.

Wählen Sie nun ein Druckformular an, das Sie als Quelle verwenden wollen und geben im Dialog den Bereich der gewünschten Druckrahmen an, die in Ihr Formular importiert werden sollen.

Für die Filterauswahl von Kostenprognosen sind das die Rahmen 70 bis 79.

Da die Rahmennummern mit übernommen werden, müssen nicht benötigte Rahmen nicht importiert werden. Sie müssen jedenfalls die Tabulatoren nach dem Import noch kontrollieren und ggf korrigieren!

Es gibt auch ein Tutorial-Video zum Thema Bearbeiten von Druckformularen.