ADRESSVERWALTUNG

Die Adressverwaltung befindet sich bei JEDEM der Module im rechten oberen Bildschirmbereich.

Dabei können Sie bestehende Adressen auswählen
oder
neue Adressen anlegen,
bestehende Adressen ändern und
Adressauswertungen starten.

Die Adressdatenbank von VALERIO ist eine Firmendatenbank, und keine personenorientierte Adressdatenbank, wie z.B. im Protokollwesen oder in der Mailverwaltung von WEBOFFICE.
Unterschiedliche Firmenstandorte oder Filialen einer Firma, oder auch des AG oder von Konsulenten sind als eigene Firma anzulegen.
Die Adressdatenbank wird täglich beim ersten Programmstart von Valerio automatisch gesichert.

Jeder Firma wird beim Anlegen ein eigenes Kennzeichen zugeordnet, das nachträglich nicht mehr geändert werden kann.
Dadurch ist auch bei einer nachträglichen Änderung aller Firmenangaben die Verwendung der richtigen Firmendaten in allen Datenbanken gewährleistet.

Das Projektkennzeichen wird von Valerio mit einer fortlaufenden Nummer versehen, die an ein Präfix angeschlossen wird.
Das Präfix wird an den Lizenzinhaber bzw. dessen Bürostandorte angepasst, sodass auch ein Adressaustausch zwischen unterschiedlichen Bürostandorten und Lizenznehmern möglich ist.

Das Präfix ist in der Adress-Datenbank enthalten und kann nur vom Supervisor geändert werden.

Das Anlegen einer neuen Adresse wird über die Schaltfläche „Neue Adresse anlegen“ gestartet.

Die Eingabe der Adressdaten erfolgt in 4 Blöcken:

1 Adresskennzeichen
Dieses regelt die eindeutige Adresszuordnung auch bei unterschiedlichen Datenbanken.
Das Adresskennzeichen wird mit dem Büro-Präfix verbunden und fortlaufend nummeriert.
Die Eingabe eines freien Adresskennzeichens ist möglich, um z.B. fremde Datenbanken verwenden zu könne.

2 Name, Adresse und Telefon
Diese Stammdaten werden bei den Ausdrucken als projektspezifische Platzhalter eingesetzt.

3 Personen und Organisationen
Hier werden persönliche Ansprechpartner,
die Zuordnung zu einem Gewerke-Code und die Finanz-UID angegeben.

4 Bankinformationen
Hier werden die Bankinformationen für die Zahlungsfreigaben angeführt.

Sie können alle Angaben ändern, bis auf das Firmenkennzeichen.
Dieses ist der ID-Schlüssel zu den Datenbankeinträgen.

Das Löschen von Adressen ist für User NICHT vorgesehen, da die Adressen in vielen Projekten und Briefen verwendet werden können.
Adresseinträge können nur vom Supervisor aus der Datenbank entfernt werden.
Dazu ist zuvor sicherzustellen, dass die Adresse nicht in Verwendung steht.
In der Adressdatenbank wird mitgeschrieben, bei welchen Projekten diese Adresse verwendet wurde.
Die Adresse kann dann gelöscht werden.
Eine versehentlich gelöschte Adresse kann aus der Datensicherung wiederhergestellt werden.

Es gibt auch ein Tutorial Video zum Thema Projektverwaltung, Adressverwaltung.