Valerio Handbuch

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====== Vergabe, Aufträge erfassen ======

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu:
\\ 1 [[auftraege#anlegen_von_auftraegen|Anlegen von Aufträgen]]
\\ 1.1 [[auftraege#nachlaesse_erfassen|Nachlässe erfassen]]
\\ 1.2 [[auftraege#bautermine_mit_auftrag_erfassen|Bautermine mit Auftrag miterfassen]]
\\ 1.3 [[auftraege#risikobewertung_bei_auftraegen|Risikobewertung bei Aufträgen]]
\\ 1.4 [[auftraege#filter_setzen|Filter setzen]]
\\ 1.5 [[auftraege#skonti_ruecklaesse_einbehalte|Skonti, Rücklässe, Einbehalte]]
\\ 1.6 [[auftraege#platzhalter|Platzhalter bei Aufträgen]]
\\ 1.7 [[auftraege#ausdruck_von_auftraegen_einzelner_auftrag|Ausdruck von Aufträgen]]
\\ 2 [[auftraege#anlegen_von_nachtraegen|Anlegen von Nachtraegen]]  

Folgende Kapitel werden auf eigenen Seiten behandelt:
\\ 3 [[LAE-Aufbau|Aufbau für die Handhabung von Leistungsänderungen]]
\\ 4 [[vergabe-ohne-lv|Vergabe von Leistungen ohne LV-Bezug]]
\\ 5 [[vergabe-mit-lv|Vergabe von Leistungen Positionsweise über LV]]
\\ 6 [[ausdruck_auftraege|Ausdruck von Aufträgen (Übersicht)]]
\\ 7 [[nachtrag-mit-lv|Anlegen von Nachträgen mit LV-Bezug]]
\\ 8 [[auftrag-geteilte-kst|Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen]]
\\ 9 [[geplante_auftraege|geplante Aufträge]]
\\ 10 [[umbuchungen|Umbuchungen]]
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===== Anlegen von Aufträgen =====
Wenn ein Auftrag vergeben wird/wurde bzw. ein neuer Vertrag abgeschlossen wird/wurde, können und sollten Sie diesen auch in Ihrem Valerio Projekt erfassen.
\\ Gehen Sie dazu in das **Modul Abrechnung** und klicken Sie in der Menüzeile links oben auf **„neuen Auftrag erstellen“**.
\\ //Hinweis:// Wollen Sie einen Auftrag zu einem bereits erfassten Leistungsverzeichnis vergeben, lesen Sie bitte zuerst das Kapitel [[vergabe-mit-lv|Vergabe von Leistungen über LV]].
\\ {{:auftrag_anlegen.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}
\\

Um einen neuen Auftrag anlegen zu können, müssen Sie unbedingt die **Auftragsnummer** und den **Budgetbereich** definieren. Auch ein **Auftragsdatum** sollte unbedingt eingegeben werden, da es ohne Auftragsdatum in Valerio zu Fehlermeldungen kommen kann.
\\ Die Auftragsnummer können Sie frei vergeben und diese kann auch eine Mischung aus Buchstaben und Zahlen sein. Es hat sich bewährt, kurze Auftragsnummern zu verwenden, da diese an anderen Stellen mit beschränktem Platz wieder auftauchen. In unserem eigenen Büro besteht die **Auftragsnummer beispielsweise** aus einem vierstelligen Zifferncode (2X die Leistungsgruppe und 2X die laufende Nummer) in Verbindung mit, durch Bindestrich abgetrennten, drei- oder vierstelliger Abkürzung der ausgewählten Firma **(z.B.: 3601-ZIM)**.
\\ //Achtung:// Die Auftragsnummer kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
\\ //Hinweis:// Vermeiden sie die Zeichen "." und "/" bei der Eingabe der Auftragsnummer. Diese beiden Zeichen sind in Valerio für Nachtragsaufträge sowie für Änderungsaufträge reserviert.
\\
\\ Die restlichen Angaben sowie Skontofristen, Rücklässe und Termine werden lt. Vertragsbedingungen erfasst.
\\ {{:auftrag_anlegen_2.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}
\\
\\ //__Tipp:__// Wenn Sie **keinen Auftrag anlegen können**, der **"ok"-Knopf sich also nicht drücken lässt**, kann das mehrere Gründe haben. Oft liegt es daran, dass **vergessen** wurde, den Auftrag einer **Kostenstelle** zuzuordnen. Es kann aber auch daran liegen, dass ein Auftrag nicht ausreichend von einem **Budget gedeckt** ist. Das ist ein gewollter Sicherheitsmechanismus von Valerio. Das kann eine einzelne Kostenstelle betreffen, wenn die Summe der Aufträge, die einer Kostenstelle zugeordnet sind, entweder das Budget dieser Kostenstelle übersteigen bzw. um mehr als das Doppelte übersteigen. Das kann aber auch das Gesamt Projektbudget betreffen, wenn also die Summe aller Aufträge im Projekt das Gesamtbudget übersteigen bzw. um mehr als das Doppelte übersteigen. **Passen Sie entweder das Budget entsprechend an** (vgl. [[kostenschaetzung_erstellen|KOSTENSCHÄTZUNGEN erstellen]]) **oder** schauen Sie die Einstellungen bei der **Benutzer-Verwaltung** an und ändern Sie diese gegebenenfalls dort (vgl. [[usergruppen_rechte_aendern|Berechtigungen von USER-Gruppen]]).
\\ 
\\ //Hinweis:// Wie Sie einen Auftrag auf mehrere Kostenstellen aufteilen können, erfahren Sie im Kapitel [[auftrag-geteilte-kst|Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen]].
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==== Nachlässe erfassen ====

Es können **zwei Nachlässe** erfasst werden. Beim Eintragen von den Nachlässen in einem Vertrag, ist hier zu beachten, dass die Nachlässe additive zu rechnen sind.
\\ z.B.: %-NL1: 2%  >>   98.00 (von 100)                                                                             , %-NL2: 2%  >>   96.04 (von 98)

//Hinweis:// Wie mehr als 2 Nachlässe erfasst werden können, lesen im Kapitel [[auftrag-geteilte-kst#eingabe_von_nachlaessen_bei_der_auftragserfassung|Eingabe von Nachlässen bei der Auftragserfassung]].
      
Zuschläge und Zahlungsfristen können auch hier erfasst werden.
\\ {{:01_nachlaesse.png?600|}}
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==== Bautermine mit Auftrag erfassen ====
\\ Hier ist zu definieren, **wann** die **Ausführung** der Leistungen eines Auftrages geplant sind.
Eingabe von Bau Terminen (wenn vorhanden) in mehreren Bereichen hat Auswirkungen auf Terminprognosen.

\\ {{:02_bautermine.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}
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=== Auftrag auf mehreren Terminaktivitäten aufteilen  ===
Sie können einen Auftrag auf mehreren Terminaktivitäten aufteilen.
\\ (Anm.: hierzu wird es ein eigenes Kapitel geben, dass noch in Arbeit ist)
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==== Risikobewertung bei Aufträgen ====

Hier können Sie das **Risiko** im Auftrag **abschätzen** (üblicherweise liegt die Bewertung bei 5% - 10%) 
\\ {{:02_risikobewertung.png?600|}}
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==== Filter setzen ====

Filter sind optional. Damit können Sie Aufträge selber filtern. 
\\ {{:03_auftragsfilter.png?600|}}

Die **Kennzeichnung** und **Zuordnung der Auftragsart** können Sie wie auf den Screenshots unterhalb einstellen:
\\ Kennzeichnung
\\ {{:04_auftragsfilter.png?600|}}
\\ Filter Zuordnung
\\ {{:05_auftragsfilter.png?600|}}
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==== Vergabe von Leistungen ohne LV-Bezug, Auftragspositionen ====
Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei [[vergabe-ohne-lv|Vergabe von Leistungen ohne LV-Bezug]].
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==== Vergabe von Leistungen positionsweise über LV ====
Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei [[vergabe-mit-lv|Vergabe von Leistungen positionsweise über LV]].
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==== Skonti, Rücklässe, Einbehalte ====

**Rücklässe und Einbehalte** sind **separat** im Auftrag zu definieren. 
\\ Sie müssen bei der Eingabe der Abzüge vorsichtig sein, da sie viele Verbindungen im Hintergrund haben.

//Achtung:// Den Skonto immer zuerst im linken Bereich unter **"Skonto"** erfassen. Erst danach die **Rücklässe** im rechten Bereich bearbeiten, und zum Schluss die **Skonti-Tabelle** daneben bearbeiten. 
\\ {{:07-1_ruecklaese.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}

{{:07_ruecklaese.png?400|}}


=== Skonti ===

Es gelten grundsätzlich **Kalendertage** für Skontofrist.
\\ Wenn Sie ein Häkchen bei **"in Werktagen"** setzen, wird in Werktagen gerechnet. Beachten Sie aber, dass Valerio  für eine Woche mit **5 Werktagen** rechnet (Samstage werden also nicht als Werktage gezählt). 

{{:08_skonti.png?400|}}
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==== Platzhalter ====

Die Angaben sind nach Vertragsbedingungen auszufüllen. 
\\ {{:09_platzhalter.png?600|}}
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==== Ausdruck von Aufträgen (einzelner Auftrag) ====
===Vergabeprotokoll, Vergabe-Vidierung ===

Es gibt zwei Wege um zu einem Ausdruck eines Auftrags zu gelangen.
\\ Öffnen Sie einen Auftrag und wählen Sie das gewünschte **Druckformular** (Vergabe Protokoll, Vergabe Vidierung, etc..) aus, und klicken Sie auf das **Drucksymbol** auf der rechten Seite im mittleren Bereich. 
\\ {{:10_drucken.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}

Oder Sie wählen im Modul Abrechnung direkt den **gewünschten Auftrag** aus und klicken anschließend auf das **Drucksymbol** in der Menüleiste oberhalb.
\\ {{:11_druckformular.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}

**Hinweise zum Druckformular:**
\\ Nachdem Sie auf das Drucksymbol geklickt haben, bekommen Sie folgendes Druckformular:
\\ {{:12_vergabeviedierung.png?600|}}

\\ In diesem Formular können Sie **jederzeit Änderungen machen** (Texte löschen, ergänzende Texte Schreiben, ..).
\\ Beachten Sie bitte, dass diese **Änderungen** nur für diesen **einzelnen Ausdruck** gelten, und nicht in der Datenbank abgespeichert werden.

\\ Daher wird empfohlen, die fehlenden Bereiche **nicht manuell** zu ergänzen, sondern wenn möglich **direkt** in ein Datenbank-Feld zu schreiben z.B. entsprechende Angaben bei den Platzhaltern im Bereich Platzhalter einzugeben.

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==== Ausdruck von Aufträgen (Übersicht) ====
Hierzu gibt es ein eigenes Kapitel, lesen Sie weiter bei [[ausdruck_auftraege|Ausdruck von AUFTRÄGEN]].
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====== Anlegen von Nachträgen ======

Gehen Sie dazu in das Modul Abrechnung. Wählen Sie den Auftrag aus und Klicken Sie in der Menüzeile links oben auf **„neuen Nachtragsauftrag erstellen“**.
\\ {{:13_nachtrag.png?600|}}

Füllen Sie die Angaben des Nachtrags **analog zu dem Hauptauftrag** aus.
\\ Beachten Sie, dass die **Nachtrags-Auftragsnummer** und der **Budgetbereich** automatisch ausgefüllt werden und nicht geändert werden können.
\\ {{:13_nachtrag_erstellen.png?direct&600|Zum Vergrößern bitte klicken}}
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====== Anlegen von Nachträgen mit LV Bezug ======

Wurde ein **Hauptauftrag mit einem LV Bezug** angelegt und soll auch ein **Nachtragsauftrag** **mit LV-Bezug** angelegt werden (beispielsweise um die Abrechnung mit ÖNORM Datenträger Files durchführen zu können), lesen dazu bitte das eigene Kapitel [[nachtrag-mit-lv|Anlegen von Nachträgen mit LV-Bezug]].
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====== Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen ======

In Valerio ist es möglich, einen Auftrag **mehreren Kostenstellen** zuzuordnen bzw. auf **mehrere Kostenstellen** **aufzuteilen**. Wie dies geht und was das für Auswirkungen auf die Kostenkontrolle hat, lesen im eigenen Kapitel [[auftrag-geteilte-kst|Zuordnung/Aufteilung eines Auftrags auf mehrere Kostenstellen]].
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====== Geplante Aufträge ====== 

**Geplante Aufträge**: sind **vorgesehene Leistungen,** die man evtl. später beauftragen wird. Diese sind in der tatsächlichen **Prognose** zu berücksichtigen. Benötigt werden in Valerio geplante Aufträge vor allem dann, wenn auf **eine Kostenstelle** ein **Auftrag bereits angelegt** wurde, dieser aber **noch nicht die gesamte Leistung der Kostenstelle abdeckt** (vgl. [[kostenprognose-berechnungsmethodik#auftraege_ueber_teile_der_kostenstelle_vorhanden_noch_keine_leistungenprognose_auftrag_noch_zu_vergebende_leistung|Kostenprognose Berechnungsmethodik]]).

Lesen Sie über geplante Aufträge im Kapitel [[geplante_auftraege|Geplante Aufträge]].
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====== Umbuchungen ====== 

Da in den seltensten Fällen eine Auftragssumme genau der in der zugehörigen Kostenstelle entsprechenden Budgetsumme entspricht, wird mit der Auftragsvergabe auch eine **Umbuchung**, gegebenenfalls auch eine **Aufstockung des Budgets** mit Zustimmung des Auftraggebers **erforderlich**.

Wie Sie in Valerio Umbuchungen durchführen, lesen Sie im Kapitel [[umbuchungen|Umbuchungen]].