Datensicherungen sollten Regelmäßig erstellt werden, um bei einem Datenverlust oder einer Beschädigung der Daten auf diese Zurückgreifen zu können. Dadurch kann der Verlust der Daten auf das letzte erstellte Backup beschränkt werden. In Officio können Sie manuelle Datensicherungen durchführen, seit der Version 5.01.12 aber auch nach einem eingestellten Zeitraum Backups automatisch erstellen lassen.

Eine manuelle Datensicherung kann im Menü …. unter „Daten importieren und exportieren“ gestartet werden. Dies funktioniert bei der Mehrplatznutzung auch, wenn sich ein Mitarbeiter in dem Programm befindet.

Im sich öffnenden Fenster gibt es den Button „Daten Exportieren“.

Wird dieser angeklickt, öffnet sich ein Fenster in welchem der Speicherort und Name ausgewählt werden kann. Bei der Erstellung des Namens sollte sich vorab eine einheitliche Benennung überlegt werden, welche ein einfaches Suchen nach der benötigten Datensicherung ermöglicht. Wir empfehlen hierbei das Datum und die Uhrzeit einzubauen. (Beispiel: OfficioDaten_20260316_0928.xml)

Wird auf Speichern gedrückt, schließt sich das Fenster und im Bereich Meldungen/Log wird der Fortschritt des Exports dargestellt. Der Export ist beendet, wenn folgende Meldung im Log angezeigt wird.

Seit dem Update 5.01.12 ist es möglich automatische Datensicherungen / Backups der Datenbank erstellen zu lassen. Hierbei ist anzumerken, das das Automatische Backup nur bei einem Neustart des Programms erfolgt, ist das Programm dauerhaft geöffnet werden auch keine Backups erstellt. Beim erneuten Öffnen des Programms, nach dem Ablauf des eingestellten Intervalls, wird beim Start eine Datenbank-Sicherung automatisch durchgeführt.

Um Anpassungen an den automatischen Datensicherungen vorzunehmen, geht man in den Bereich Einstellungen, öffnet die Start-Aufgaben und wählt das Automatische Backup aus. Auf der rechten Seite erscheint das Menü für die Automatischen Updates in welchen einige Einstellungen angepasst werden können.

Diese automatischen Backups können mittels dem Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.

Der Speicherort für die automatischen Updates kann frei definiert werden. Hierzu muss der richtige Dateipfad händisch eingetragen werden oder der Ordner in welchem die Backups gespeichert werden soll über den Button mit den 3 Punkten ausgewählt werden.

Das Intervall, in welchem die Backups erstellt werden sollen, kann über das Menü geändert werden.

Es kann auch ein Zeitpunkt für das nächste Backup ausgewählt werden.

Eine manuelle Datensicherung kann im Menü …. unter „Daten importieren und exportieren“ in die Datenbank wieder eingespielt werden.
Achten Sie bei Mehrplatzinstallationen darauf, das sich kein Mitarbeiter im Programm befindet.

Im sich öffnenden Fenster gibt es den Button „Daten importieren“.

Gehen Sie in dem sich öffnenden Fesnter auf den ordner wo Sie Ihre Backups abgespeichert haben. Dort wählen Sie die Datensicherung aus, welche Sie importieren möchten und gehen Sie auf Öffnen.

Das Fenster schließt sich und im Bereich Meldungen/Log wird der Fortschritt dargestellt. Der Import ist abgeschlossen wenn folgende Meldung im Log anzeigt wird.

Nun sollte das Programm neu gestartet werden, um eventuelle Änderungen zu übernehmen.