Erfassung von Adressen

Eine Adresserfassung ist für fast alle Datenbankprogramme erforderlich und deren Eingaben leider mühsam.
Ich darf daher auf unsere Adress-Synchronisation hinweisen, die doch einiges an Aufwand ersparen kann. Die Synchronisation zwischen Outlook und OFFICIO müssen wir allerdings erst implementieren.

Officio arbeitet grundsätzlich mit einer firmengestützten Adressdatenbank, der Personen zugeordnet sind.
Das ist auch der Unterschied zu Outlook, wo primär die Personendaten im Vordergrund stehen.

Um Adressen für Officio erfassen zu können, ist zunächst die Erfassung der Firmenstammdaten erforderlich und in weiterer Folge dann die Erfassung von Personen mit Zuordnung zu diesen Firmen.

Dabei kann es ohne weiteres vorkommen, dass dieselbe Person mehrfach auch bei unterschiedlichen Firmen erfasst wird.

Öffnen Sie im Reiter Verwaltung den Menüpunkt Firmen

Zugang zur Firmenerfassung

Selektieren Sie aus der bestehenden Datenbank oder geben eine neue Firma ein.

Firmen selektieren oder neu erfassen

Wählen Sie eine Firma aus.
Die dieser Firma zugeordneten Personen werden angezeigt.

ausgewählte Firma mit zugeordneten Personen

Sie erhalten das Stammdatenblatt von Personen, die einer Firma zugeordnet sind.

Personendaten

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Personen müssen nicht zwingend einer Firma zugeordnet sein.
Zur Personenerfassung gelangen Sie über den Reiter Verwaltung und den Menüpunkt Personen

Zugang zur Personendatenbank

Selektieren Sie in der Liste der Personen für die Änderung von Stammdaten oder das Löschen von Personen.

Liste der Personen

Ergänzen oder ändern Sie Daten.
Personen werden grundsätzlich im Dialog der Firmen neu angelegt.

Personendaten