Erfassung von Adressen

Eine Adresserfassung ist für fast alle Datenbankprogramme erforderlich und deren Eingaben leider mühsam.
Ich darf daher auf unsere Adress-Synchronisation hinweisen, die doch einiges an Aufwand ersparen kann. Die Synchronisation zwischen Outlook und OFFICIO müssen wir allerdings erst implementieren.

Officio arbeitet grundsätzlich mit einer firmengestützten Adressdatenbank, der Personen zugeordnet sind.
Das ist auch der Unterschied zu Outlook, wo primär die Personendaten im Vordergrund stehen.

Um Adressen für Officio erfassen zu können, ist zunächst die Erfassung der Firmenstammdaten erforderlich und in weiterer Folge dann die Erfassung von Personen mit Zuordnung zu diesen Firmen.

Dabei kann es ohne weiteres vorkommen, dass dieselbe Person mehrfach auch bei unterschiedlichen Firmen erfasst wird.

Öffnen Sie im Reiter Verwaltung den Menüpunkt Firmen

Zugang zur Firmenerfassung

Selektieren Sie aus der bestehenden Datenbank oder geben eine neue Firma ein.

Firmen können über das Plus links unten neu angelegt werden, oder mit dem roten X links unten gelöscht werden.

Wählen Sie eine Firma aus.
Im rechten Teil des Fensters erscheinen die Kenndaten der Firma, diese können angepasst und bei neuen Firmen erstmals eingetragen werden.
Die dieser Firma zugeordneten Personen werden im unteren Bereich angezeigt.

ausgewählte Firma mit zugeordneten Personen

Durch klicken dieses Buttons können in der Datenbank bestehende Personen zu der Firma zugeordnet werden.

Die Verknüpfung zwischen Firma und Person kann auch wieder entfernt werden. Die Person bleibt in der Datenbank aber trotzdem noch weiterhin enthalten. Wenn Sie die Person endgültig gelöscht wollen, folgen Sie den Schritten unter Person löschen.

Die Datenbank greift für Angebote/Projekte auf die Firmen und nicht auf die Person zu, daher ist eine Person ohne einer Zuordnung zu einer Firma nicht sinnvoll. Aus diesem Grund können neue Personen nur direkt in Firmen erstellt und gleichzeitig mit dieser Verknüpft werden.

Mit einem Klick auf das bearbeiten Symbol wird das Stammdatenblatt dieser Person geöffnet.

Das Stammdatenblatt wir unter Personen weiter erklärt.

Personen müssen nicht zwingend einer Firma zugeordnet sein.
Zur Personenerfassung gelangen Sie über den Reiter Verwaltung und den Menüpunkt Personen

Selektieren Sie in der Liste der Personen für die Änderung von Stammdaten oder das Löschen von Personen.

Liste der Personen

Personen werden grundsätzlich im Dialog der Firmen neu angelegt, da in der Datenbank auf Firmen und nicht Personen zurückgegriffen wird.

Nach dem Klicken auf die Person in der Liste, öffnet sich das Stammblatt der Person auf der rechten Seite des Programms.

Hier können alle Daten zu einer Person erfasst, ergänzt und angepasst werden.

Die Berufstitel, Titel vorgestellt und Titel nachgestellt können aus einem DropDown-Menü ausgewählt werden. Wenn Titel nicht vorhanden sind, können diese über Verwaltung und Nachschlagewert bei [Kontakt] Berufstitel, [Kontakt] Titel nach oder [Kontakt] Titel ergänzt werden.

Eine Besonderheit bei der Eintragung der Personendaten ist die Briefanrede. Werden alle Grunddaten einer Person ausgefüllt, kann diese automatisch, durch das Klicken auf den Aktualisierungs-Button, erzeugt werden.

Händische Ergänzungen sind ebenfalls möglich und können abgespeichert werden.
ACHTUNG: Ein erneutes Klicken auf den Aktualisierungs-Button überschreibt die händischen Ergänzungen.
Sollten Sie Daten aus einer Acces-Datenbank einlesen, werden die „alten“ Daten in das Feld Briefanrede übernommen.
ACHTUNG: Ein Klicken auf den Aktualisierungs-Button überschreibt die übertragenen Daten aus der Acces-Datenbank.

Personen welche gelöscht werden sollen, dürfen keine Verknüpfungen zu Firmen haben, diese müssen vorab entfernt werden. Danach kann durch Klicken auf das rote X links neben dem Namen die Person gelöscht werden.

Es erscheint eine Nachfrage ob Sie die Person wirklich löschen möchten, diese ist mit OK zu bestätigen. Dann muss das Fenster noch gespeichert werden, ansonsten wird der Löschvorgang nicht gespeichert.