====== Arbeitszeit-Erfassung mit Tempo ======

Die Grundlage der **wirtschaftlichen Büroführung** ist die Erfassung der **Selbstkosten**.
\\ Diese sind hauptsächlich durch die **Honorare der Mitarbeiterinnen** bestimmt, die auf der erbrachten **Arbeitsleistung** aufbauen.
\\ **Dazu ist die Zeiterfassung der wesentlichste Schritt**.

Aus eigener Erfahrung empfehle ich, die **Zeiterfassung möglichst laufend** zu führen und **nicht nachträglich**. Mir selbst ist es nach einem intensiven Arbeitstag kaum mehr möglich, meinen Tagesablauf mit den erbrachten Leistungen zu rekonstruieren. Ich muss intensiv in den **gesendeten Mails** und in den auf meinem Mobiltelefon ersichtlichen **Telefonaten** nachsehen. 

Sehr **hilfreich** ist auch die **Bereitstellung von Zeiteinträgen** durch meine Mitarbeiterinnen bei gemeinsam geführten Besprechungen, sodass für aufeinander **abgestimmte Zeiteinträge** haben.

Zur Erfassung **meines Tagesablaufes** gebe ich auch **private Tätigkeiten** und **Pausen** ein, um die **Vollständigkeit meiner Zeiteinträge** prüfen zu können. Persönlich kann ich das nur **empfehlen**, hier muss aber jedes Team selber entscheiden, **welche Zeiten erfasst werden und welche nicht**.

===== Grundlagen der Zeiterfassung =====

Um eine Zeiterfassung führen zu können, sind nach der **[[download_und_installation|Installation]]** folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

  * die Erfassung der [[buerodaten | Bürokenndaten]]
  * die Erfassung der [[mitarbeiter| Mitarbeiterinnen]] mit deren [[mitarbeiter#erfassung_der_gehaelter_und_honorare| Gehaltstabellen]]
  * die Existenz von [[projekte| Projekten]] und [[projekte#teilprojekte_anlegen| Teilprojekten]]
  * die Existenz von [[anbote| Anboten]]
  * die Freischaltung der [[projekte#teilprojekte_anlegen| Teilprojekte]] für Mitarbeiterinnen, um dort Zeiteinträge verfassen zu können

\\ Nach dem Start von Officio ist für sie die **Eingabemaske der Zeiteinträge** ersichtlich.

Diese besteht aus folgenden Teilen:
  - **Kalender** mit **aktuellem Datum** und Datumsauswahl für die **Eingabe**
  - **Zusammenfassung** der an diesem Tag bisher **erfassten Leistungen**in berechenbaren und nicht berechenbaren Leistungen sowie einer **Monatsübersicht**
  - **Schaltfläche** für die Erfassung **[[Zeiteintrag-erstellen-SQL| neuer Zeiteinträge]]**
  - Menü für die **[[Teilprojekt-freigeben|Zuordnung von Teilprojekten]]** und die **Leistungsabfrage**
  - **Tagesablauf** mit Zeiteinträgen mit Erfassung der Anfangszeit, Endzeit, der Dauer sowie der Zuordnung zu Projekten und Teilprojekten. Ebenso in der Darstellung sichtbare Teil der textlichen Beschreibung. Die Zeiteinträge sind je nach Kategorie farblich unterschiedlich gekennzeichnet.
  - Auswahl **eines Zeiteintrages**, der durch ein Maus-rollover dümmlicher dargestellt wird und dessen Inhalte in der
  - **Detaildarstellung** eines **ausgewählten Zeiteintrages** ersichtlich sind.

{{:01-eingabemaske-zeiterfassung.png| Eingabemaske der Zeiterfassung}}
\\ Eingabemaske der Zeiterfassung

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==== Zeiteinträge erfassen ====

Die Erstellung von Zeiteinträgen werden in folgenden Bereich näher erläutert: **[[Zeiteintrag-erstellen-SQL|Erstellung von neuen Zeiteinträgen]]**

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==== Zeiteinträge bearbeiten ====

Mit einem Klick der rechten Maustaste auf einen bestehenden Zeiteintrag können Sie diesen
  * **Bearbeiten**
  * anderen Mitarbeiterinnen **Bereitstellen**
  * für die eigene Anwendung **Duplizieren**, oder
  * **Löschen**

{{:04-menue-zeiteintrag.png?600| Menü Zeiteinträge bearbeiten}}
\\ Menüzeiteinträge bearbeiten

Sie müssen diese Zeiteinträge auch **speichern**!

**Zeiteinträge** werden nach einem Ablauf von **3 Werktagen**, ausgehend von dem Erstelldatum des Zeiteintrages, automatisch **gesperrt** und können damit von normalen User **nachträglich nicht mehr verändert** werden.
\\ Um Zeiteinträge **nachträglich verändern zu können**, also beispielsweise die **Zuordnung zu Anboten** oder **Teilprojekten** zu ändern oder auch nur **Rechtschreibfehler** zu korrigieren, sind **Administratorenrechte** erforderlich.
\\ Diese Veränderungen erfolgen in der **Leistungsabfrage**


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==== Leistungsabfragen ====
Sie können die den Teilprojekten zugeordneten **Leistungseinträge** sortiert abfragen und mit entsprechenden Rechten auch **ändern**.

Öffnen Sie auf dem Reiter **Tempo** dazu das Menü **Leistungsabfrage**
\\ standardmäßig wird der aktuelle Monat als Leistungszeitraum für die Abfragen vorgeschlagen

  * Wählen Sie ein Projekt aus
  * wählen Sie die zugehörigen Teilprojekte aus, wobei nur Teilprojekte aufscheinen, zu denen Buchungen für den aktuellen Leistungszeitraum vorliegen
  *ändern Sie bei Bedarf den gewünschten Leistungszeitraum, wodurch sich auch die Auswahl der gebuchten Teilprojekte ändern kann.
  * Wählen Sie aus den gewünschten Mitarbeiterinnen jene aus, deren Zeiteinträge sie ersehen wollen. Es werden ebenso nur Mitarbeiterinnen angezeigt, für die Zeiteinträge für den ausgewählten Leistungszeitraum und die ausgewählten Teilprojekte des gewählten Projektes vorhanden sind.
  * Wählen Sie noch in den Filterkriterien die Abrechnungstypen, die Abrechnungsart oder die Stundenkategorien.

{{:10-leistungsabfrage.png?600| Menü Leistungsabfrage}}
\\ Menü Leistungsabfrage

=== Projektauswahl, Leistungszeitraum ===
wählen Sie das **Projekt**, die **Teilprojekte**und den **Leistungszeitraum** aus.

{{:11-leistungsabfrage-projektauswahl.png?600| Projektauswahl und Leistungszeitraum}}
\\ Auswahl des Projektes, der Teilprojekte und des Leistungszeitraums

=== Mitarbeiterauswahl, Leistungsauswahl ===
wählen Sie weiter aus den angezeigten **Mitarbeiterinnen** und den angezeigten **Leistungscodes** aus.
\\ Sie können diese auch als **Filterkriterium** eingeben.
\\ Die **Mehrfachauswahl** erfolgt mit einem **" ; "**

=== Umbuchungen von Leistungen in der Leistungsabfrage ===
Umbuchungen bzw. Änderungen von allen Zeiteinträgen/Leistungen in der Leistungsabfrage können nur von Personen mit Administratoren-Rechten durchgeführt werden. Ein normaler User kann nur seine eigenen Zeiteinträge anpassen, welche noch nicht gesperrt wurden. (Eine Sperre der Zeiteinträge erfolgt automatisch nach 3Tagen nach dem Erstellen eines Zeiteintrages.)

Personen mit Administratoren-Rechte, müssen den Zeiteintrag, welcher angepasst werden soll, als Erstes entsperren, wenn dieser vor mehr als 3 Tage erstellt wurde. Dies erfolgt über das entfernen des Hakens in der Check-Box auf der rechten Seite.
{{::08-30-01-zeiteinraege-umbuchen-anpassen.png|Zeiteinträge entsperren}}

Es können nun folgende Bereiche in der Übersicht angepasst werden:
  * den Mitarbeiter
  * das Teilprojekt (nur innerhalb des selben Projektes)
  * die Leistung (nur innerhalb des daneben ausgewählten Teilprojektes)
  * die Qualifikation des Mitarbeiters für diesen Zeiteintrag
  * die Stundenkategorie des Zeiteintrages
{{::08-30-02-zeiteinraege-umbuchen-anpassen.png|Zeiteintrag in Leistungsabfrage anpassen}}

Mit einem Doppelklick auf den anzupassenden Zeiteintrag, öffnet sich der Zeiteintrag in einem neuen Fenster.
{{::08-30-03-zeiteinraege-umbuchen-anpassen.png?400|Fenster um Zeiteintrag zu bearbeiten}}
\\ In dem neuen Fenster kann der Zeiteintrag in fast allen Bereichen bearbeitet werden. Lediglich das Datum kann NICHT angepasst werden. Sollte sich im Tage geirrt worden sein, muss ein Zeiteintrag am richtigen Datum neu angelegt und die Beschreibung durch Strg+C und Strg+V übertragen werden.

Im obersten Bereich kann ein anderes Teilprojekt ausgewählt werden, hierbei ist man nicht auf das aktuelle Projekt gebunden (im Gegensatz zu der Liste der Leistungsabfrage).
{{::08-30-04-zeiteinraege-umbuchen-anpassen.png|Teilprojekt ändern, auch außerhalb des aktuellen Projektes}}

Darunter können die Angebotsdetails geändert werden.
{{::08-30-05-zeiteinraege-umbuchen-anpassen.png|Angebotsdetil ändern}}