====== Datenimport aus der OFFERO Access-Version ====== Aus der **32-Bit Access-Version** von **OFFERO** lassen sich sämtliche **Projektdaten**, **Zeiteinträge** und **Rechnungen** in die **SQL Version importieren**. \\ Für rund **340 000 Stunden** meines Büros wird dazu ca. **30 Minuten** benötigt. ===== Übersetzung Access zu SQL ===== Wir haben **Officio** für den Import der Daten aus **UNSERER 32 Bit Access Version** aus **Office 2019** konfigurieren lassen. \\ Diese muss nicht mit **Ihrer** Access-Version übereinstimmen. \\ Für den **Import** von **Offero-Access Daten** bestehen **zwei Möglichkeiten**: ==== (1) Anpassung ihrer SQL Version an IHRE Access Version ==== Bei dieser Lösung lassen Sie Ihre **SQL Datenbank** durch ihren **IT Betreuer** an **ihre Access Version anpassen**. \\ Dazu gibt es eine Anleitung unseres Programmierers. \\ Da allerdings unzählige Access Versionen bestehen, sind diese Treiber eher sensibel zu handhaben. Die **Anpassung der Übersetzung** sollte jedenfalls nur von einem **Fachmann** vorgenommen werden und nicht in Selbstversuchen. \\ Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Berater, ob er die Anpassung vornehmen kann und mit welchen Kosten zu rechnen ist. \\ Bei Erfordernis kann auch Herr **Salzinger** als **Programmierer von Offico** diese Anpassung vornehmen. Sie sind nach dieser Anpassung der Übersetzung unabhängig von Dritten und können Ihrer Access-Daten beliebig oft importieren. ==== (2) Wir übernehmen ihren Datenimport ==== Sie können uns ihre Access-MDB per Mail senden, wir starten und prüfen die Datenbank und führen jedenfalls eine Komprimierung und Reparatur der Datenbank aus. \\ Danach **importieren** wir **Ihre Access-Daten** und geben diese als **XML** wieder aus. \\ Diese **XML Datenbank** können Sie es sich dann direkt in **Officio** einlesen. Dieser Schritt erspart Ihnen zwar die Anpassung Ihrer SQL-Version an Ihre Access-Version, allerdings benötigen Sie dazu für jeden Import unsere Unterstützung. Wir benötigen ca 30 bis 45 Minuten für die * Datenbankprüfung und Komprimierung in Access, * Test in Offero und Tempo, * Import der Access-Datenbank in Offico * Test der Daten in Officio * Export der Daten als XML * Rücksendung der XML-Daten samt Dokumentation mit Screenprints Je nach erforderlichem Zeitaufwand fallen auch entsprechende Kosten an. ---- ==== EMPFEHLUNG ==== **Wir empfehlen daher, die Anpassung der SQL-Version an IHRE Access-Version durch Ihren IT-Betreuer** \\ Die Kosten sind ungefähr gleich und Sie sind bei Datenimporten unabhängig. \\ Wir haben die Datenimporte **sehr oft ausgeführt**, da wir bei der Sichtung unserer alten Daten auch immer wieder kleine **Fehler behoben** haben und dann den **Import erneut** vorgenommen habe. ---- ===== Kontrolle und Fehlerbehebung der Daten aus Access ===== Beim **Import der Access-Daten** in die **SQL-Datenbank** haben wir auch bei unseren Daten der TU Wien **viele Fehler** in unseren Access-Daten gefunden und auch behoben. Diese lagen meist darin, dass nicht passende Schlüssel zu gelöschten Daten vorhanden waren, die in Access zwar gelöscht, aber im "Papierkorb" noch vorhanden waren. \\ Diese Fehler werden nach dem **Einlesen der Access-Daten** in die SQL-Umgebung **gefunden** und **aufgezeigt**. \\ **Diese Daten dürfen NICHT eingelesen werden!** \\ Zunächst sollten die **Fehler in der Access-Datenbank behoben werden**. Der **Aufwand** für diesen Schritt hängt von der **Art und vom Umfang der Fehler** ab. \\ Bei den **Daten der TU Wien** über **mehrere Semester** und sehr **viele ungeübte Anwender** kam es zu vielen Fehlern, die im **Studienbetrieb** gar **nicht aufgefallen** sind, dann aber beim **Import** das **fehlerlose Einlesen** der Daten in die SQL-Datenbank **verhindert** haben. Wir haben die **Fehler schrittweise beheben** müssen, um die **Daten beibehalten** zu können. Für die Überarbeitung von Studendendaten seit 2021 habe ich insgesamt 4 Stunden benötigt. ---- ===== Import der Daten aus Access ===== Nach der **Installation** der **leeren SQL Datenbank** können Daten aus einer Access Version **importiert** werden. Wir empfehlen diesen Schritt jedenfalls **vor der Eingabe eigener weiterer Daten**, da bei jedem Import der komplette Datensatz überschrieben wird. Wir empfehlen weiter, die Access Version so lange weiterzuführen, bis in der **Anwendung der SQL Version** genügend Sicherheit besteht, dann **nur noch mit diesen Daten arbeiten** zu können. Ein **Rücktransport** von SQL Daten in die Access Version ist **nicht vorgesehen**, da in der SQL Version umfangreichere Datenfelder zur Verfügung stehen, die in der Access Version nicht aufgenommen werden können. Für **neue Anwender** stellen wir einen **Datensatz** zur Verfügung, in der vor allem die **Sozialabgaben der letzten Jahre** enthalten sind und somit auch bereits abgeschlossene Projekte als Summe erfasst werden können. ===== Beistellung Start-Daten für SQL-Version ===== Wir stellen auch eine **ACCESS-Datenbank** mit einem kleinen Demo-Projekt und den Sozialabgaben der letzten Jahre zur Verfügung. \\ Damit ist zumindest kein Start von NULL weg erforderlich. Wir **empfehlen** aber den Zugang über die **XML-Datenbank ohne Access!!** In den Daten ist das "Unternehmen" TU WIEN enthalten und ein Projekt 000-Büro mit Leistungen zur Systemerhaltung eines Büros. {{:20-datenimport_startdaten_tu-wien.png?600|Start-Daten der TU Wien}} \\ Start-Daten der TU Wien Ebenso sind die **Leistungsbilder** der **HIA 2010** und der **LM VM 2014** enthalten, für das LM 2023 ist die Objektplanung Architektur enthalten. {{:21-datenimport_startdaten_tu-wien-leistungskataloge.png?600|enthaltene Leistungskataloge}} \\ enthaltene Leistungskataloge Sie können diese Daten beziehen unter: \\ **[[https://downloads.simlinger.com/OFFICIO/OFFERO_Daten.mdb| Access-Daten der TU Wien für Import in Officio]]** Die vollständige Offero-Access-Version unter Verwendung der 32-bit Access-runtime-Version und direkter Installation auf C:\OFFERO-TU-WIEN können Sie ohne jegliche Gewähr beziehen unter \\ **[[https://downloads.simlinger.com/OFFERO/OFFERO-TU-WIEN.zip| Downlaod der 32-bit Access-Version der TU Wien]]** ---- ===== Start des Access Imports ===== Für einen **Import der Access-Daten** in die **SQL-Datenbank** sind folgende Schritte auszuführen: Starten Sie im Reiter **Einstellungen** den **Access-Datenimport** {{:01-start-access-importfunktion.png?600| Start des Access-Datenimports}} \\ Start des Access-Datenimports Zunächst werden die Datenbanken überprüft {{:02-start-access-import.png?600| Überprüfung der Offero-Datenbanken}} \\ Überprüfung für den Pfad der Offero Datenbank und für den SQL-Zielpfad Nach der erfolgreichen Überprüfung wird die Herstellung der Datenverbindung bestätigt. {{:03-start-access-import-db-pruefung.png?600| Bestätigung der erfolgreichen Daten-Verbindung}} \\ Bestätigung der erfolgreichen Daten-Verbindung Nach dem **Abschluss** des **Imports** wird die Funktion **„Daten laden“** abgeschlossen und mitgeloggt. {{:04-abschluss-access-daten-laden.png?600| Abschluss Daten laden aus Access}} \\ Abschluss Daten laden aus Access Danach müssen diese **Daten** in die **SQL Datenbank geschrieben** werden. \\ Nehmen Sie diesen Schritt **NUR** vor, wenn nach dem Lesen der Daten **keine Fehler angezeigt** werden! {{:05-start-daten-schreiben-in-sql.png?600|Start des Schreibens in die SQL Datenbank}} \\ Start des Schreibens in die SQL Datenbank {{:06-start-daten-schreiben-in-sql.png?600|Zeitstempel für den Start des SQL-Imports}} Nach **Abschluss des Imports** der **Access-Daten** in die **SQL-Datenbank** erhalten Sie eine entsprechende Meldung {{:07-abschluss-daten-schreiben-in-sql.png?600|Abschluss Daten Schreiben in SQL-Datenbank}} \\ Abschluss Daten Schreiben in SQL-Datenbank **23 Minuten** für **18.000 Teilprojekte und Mitarbeitereinträge** und **445.000 Datensätze für Zeiteinträge** ---- ===== Aktualisierung der Reports ===== Nach dem Import der Daten müssen Sie auch noch die Reports als Vorlagen für die Auswertungen aktualisieren. \\ Dieser Schritt ist auch nach einem Update erforderlich! Starten Sie die Systemeinstellungen {{:10-reports-aktualisieren.png?600|Auswahl für die Aktualisierung der Reports}} \\ Auswahl für die Aktualisierung der Reports Testen Sie die Verbindungen {{:11-reports-aktualisieren-verbindungen-testen.png?600|Verbindung testen}} \\ Verbindung testen Erstellen Sie danach die Standard-Berichte {{:12-standard-berichte-erstellen.png?600|Standard-Berichte erstellen }} \\ Standard-Berichte erstellen