Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- adressen [2025/09/10 15:15] – [Firmendaten] arch-simlinger
+++ adressen [2026/04/27 12:59] (aktuell) – [Automatische Briefanrede] b.bochsbichler
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 ====== Erfassung von Adressen ======
-Eine **Adresserfassung** ist für fast alle Datenbankprogramme erforderlich und deren Eingaben leider Mühsam.
+Eine **Adresserfassung** ist für fast alle Datenbankprogramme erforderlich und deren Eingaben leider mühsam.
 \\ Ich darf daher auf unsere **Adress-Synchronisation** hinweisen, die doch einiges an Aufwand ersparen kann.
 Die Synchronisation zwischen Outlook und OFFICIO müssen wir allerdings erst implementieren.
 **Officio** arbeitet grundsätzlich mit einer **firmengestützten Adressdatenbank**, der **Personen zugeordnet** sind.
-\\ Das ist auch der Unterschied zu Outlook, wo primär die Personendaten im Vordergrund stehen.
+\\ Das ist auch der Unterschied zu **Outlook**, wo primär die **Personendaten** im Vordergrund stehen.
 Um Adressen für Officio erfassen zu können, ist zunächst die Erfassung der **Firmenstammdaten** erforderlich und in weiterer Folge dann die Erfassung von **Personen** mit **Zuordnung zu diesen Firmen**.
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 {{:02-firmenauswahl-neu.png?600| Firmen selektieren oder neu erfassen}}
-\\ Firmen selektieren oder neu erfassen
+\\ Firmen können über das Plus links unten neu angelegt werden, oder mit dem roten X links unten gelöscht werden.
 **Wählen** Sie eine **Firma** aus.
-\\ Die dieser Firma **zugeordneten Personen** werden angezeigt.
+\\ Im rechten Teil des Fensters erscheinen die Kenndaten der Firma, diese können angepasst und bei neuen Firmen erstmals eingetragen werden.
+\\ Die dieser Firma **zugeordneten Personen** werden im unteren Bereich angezeigt.
 {{:03-firmenauswahl-mit-personen.png?600| ausgewählte Firma mit zugeordneten Personen}}
 \\ ausgewählte Firma mit zugeordneten Personen
+==== Personen mit Firmen verknüpfen ====
+{{:03c-bestehende_person_neu_verknuepfen.png?600|}}
+\\ Durch klicken dieses Buttons können in der Datenbank bestehende Personen zu der Firma zugeordnet werden.
-Sie erhalten das **Stammdatenblatt** von **Personen**, die einer **Firma zugeordnet** sind.
+==== Verknüpfung zwischen Firma und Person entfernen ====
+{{:03b-firmenzugeordnete_personen_verknuepfung_entfernen.png?600|}}
+\\ Die Verknüpfung zwischen Firma und Person kann auch wieder entfernt werden. Die Person bleibt in der Datenbank aber trotzdem noch weiterhin enthalten. Wenn Sie die Person endgültig gelöscht wollen, folgen Sie den Schritten unter Person löschen.
-{{:04-personendaten.png?600| Personendaten}}
+==== Neue Person anlegen und mit der Firma verknüpfen ====
-\\ Personendaten
+{{:03d-neue_person_anlegen.png?600|}}
+\\ Die Datenbank greift für Angebote/Projekte auf die Firmen und nicht auf die Person zu, daher ist eine Person ohne einer Zuordnung zu einer Firma nicht sinnvoll. Aus diesem Grund können neue Personen nur direkt in Firmen erstellt und gleichzeitig mit dieser Verknüpft werden.
+==== Stammblatt der verknüpften Person öffnen ====
+{{::03a-dirmenzugeordnete_personen_bearbeiten.png?600|Öffnen des Stammdatenblattes}}
+\\ Mit einem Klick auf das bearbeiten Symbol wird das **Stammdatenblatt** dieser Person geöffnet.
+{{::05-personendaten_grunddaten_leer.png?600|Personaldaten}}
+{{:04-personendaten.png?600| Personendaten alte Darstellung}}
+\\ Das Stammdatenblatt wir unter Personen weiter erklärt.
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 ===== Personendaten =====
-Personen müssen nicht zwingend einer Firma zugeordnet sein
+**Personen** müssen nicht zwingend einer Firma zugeordnet sein.
-\\ zur Personenauffassung gelangen Sie über den Reiter **Verwaltung** und den Menüpunkt **Personen**
+\\ Zur **Personenerfassung** gelangen Sie über den Reiter **Verwaltung** und den Menüpunkt **Personen**
 {{:10-zugang-personeneingabe.png?600| Zugang zur Personendatenbank}}
-\\ Zugang zur Personendatenbank
+**Selektieren** Sie in der **Liste der Personen** für die **Änderung** von Stammdaten oder das **Löschen** von Personen.
+{{:11-personenliste.png?600| Liste der Personen}}
+\\ Liste der Personen
+==== Anlegen von neuen Personen ====
+\\ Personen werden grundsätzlich im Dialog der Firmen neu angelegt, da in der Datenbank auf Firmen und nicht Personen zurückgegriffen wird.
+==== Ergänzen oder ändern der Personendaten ====
+Nach dem Klicken auf die Person in der Liste, öffnet sich das Stammblatt der Person auf der rechten Seite des Programms.
+{{::12a-personendaten_neu.png?600| Personendaten}}
+\\ Hier können alle Daten zu einer Person erfasst, ergänzt und angepasst werden.
+==== Titel ergänzen ====
+Die Berufstitel, Titel vorgestellt und Titel nachgestellt können aus einem DropDown-Menü ausgewählt werden. Wenn Titel nicht vorhanden sind, können diese über Verwaltung und Nachschlagewert bei [Kontakt] Berufstitel, [Kontakt] Titel nach oder [Kontakt] Titel ergänzt werden.
+{{::12f-_personen_titel_ergaenzen.png?600| Titel ergänzen}}
+==== Automatische Briefanrede ====
+{{::12c-personendaten_briefanrede.png?600| Stammdaten einer Person}}
+\\ Eine Besonderheit bei der Eintragung der Personendaten ist die Briefanrede. Werden alle Grunddaten einer Person ausgefüllt, kann diese automatisch, durch das Klicken auf den Aktualisierungs-Button, erzeugt werden.
+{{::12d-personendaten_briefanrede.png?600| Briefanrede automatisch erstellt}}
+\\ Händische Ergänzungen sind ebenfalls möglich und können abgespeichert werden.
+\\ **ACHTUNG:** Ein **erneutes Klicken** auf den **Aktualisierungs-Button überschreibt** die **händischen Ergänzungen**.
+\\ Sollten Sie Daten aus einer Acces-Datenbank einlesen, werden die "alten" Daten in das Feld Briefanrede übernommen.
+\\ **ACHTUNG:** Ein **Klicken** auf den **Aktualisierungs-Button überschreibt** die ** übertragenen Daten** aus der Acces-Datenbank.
+{{::12e-personendaten_briefanrede.png?600| Briefanrede händisch ergänzt}}
+==== Personen löschen ====
+Personen welche gelöscht werden sollen, dürfen keine Verknüpfungen zu Firmen haben, diese müssen vorab entfernt werden. Danach kann durch Klicken auf das rote X links neben dem Namen die Person gelöscht werden.
+{{::13-_personen_loeschen.png?600| Personen löschen}}
+\\ {{::13a-_personen_loeschen_bestaetigung.png?400| Nachfrage Personen löschen}}
+Es erscheint eine Nachfrage ob Sie die Person wirklich löschen möchten, diese ist mit OK zu bestätigen. Dann muss das Fenster noch gespeichert werden, ansonsten wird der Löschvorgang nicht gespeichert.